Documentsoorten instellen
Werkt je organisatie met een rijbewijs, een vakbekwaamheidsverklaring of een VOG? Maak daar een documentsoort voor aan en stel in hoe lang zo’n document geldig is. Leden kunnen het document daarna zelf toevoegen.
Documenten werken net als certificaten: ze hebben een geldigheid, een beheerder keurt ze goed en je kunt ze als eis stellen bij een tijdslot. Alleen staan ze apart, zodat een diploma en een rijbewijs niet door elkaar lopen. Documentsoorten stel je daarom in op een eigen pagina.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software.
- Je hebt het recht om certificaatsoorten te beheren. Met dat recht beheer je ook de documentsoorten. Zie je Documentsoorten niet in het menu? Vraag dan je beheerder om hulp.
- Je weet hoeveel maanden het document geldig is. Verloopt het nooit? Dan laat je dat vak leeg.
Stap 1: Ga naar Documentsoorten
Klik links in het menu op Documentsoorten. Je vindt het onder Certificaatsoorten.
Stap 2: Klik op Documentsoort aanmaken
Je ziet de documentsoorten die er al zijn. Klik rechtsboven op de rode knop Documentsoort aanmaken.
Stap 3: Vul de naam en de geldigheid in
Typ bij Naam hoe het document heet, bijvoorbeeld “VOG” of “Rijbewijs B”. Bij Omschrijving mag je uitleg zetten, maar dat hoeft niet.
Vul bij Standaard geldigheid (maanden) in hoeveel maanden het document geldig is. Drie jaar is 36 maanden. Klik daarna op Aanmaken.
Goed om te weten: met de geldigheid rekent EHBO Software de datum Verloopt op voor je uit. Die telt vanaf de datum Afgegeven op van het document.
Stap 4: De documentsoort is aangemaakt
Rechtsboven zie je de melding Aangemaakt. Je komt op de pagina van de nieuwe documentsoort, waar je hem nog kunt aanpassen.
Stap 5: Bekijk wie het document heeft, of pas een soort aan
Ga terug naar Documentsoorten in het menu. In de lijst zie je per soort het Aantal documenten. Klik op dat getal om de leden met dit document te zien.
Met Bewerken pas je de naam of de geldigheid aan. Met Verwijderen haal je een soort weg die je niet meer gebruikt.
Let op: pas je de geldigheid aan? Dat geldt alleen voor documenten die daarna worden toegevoegd. Documenten die er al zijn, houden hun eigen datum.
Stap 6: Gebruik de documentsoort
De nieuwe soort kun je nu overal kiezen waar het om documenten gaat:
- Leden voegen het document zelf toe op Mijn documenten. Zie “Je documenten bijhouden”.
- Jij legt het document vast op de pagina van een lid, op het tabblad Documenten. Zie “Certificaten en documenten van een lid vastleggen”.
- Een ingediend document keur je goed op Goedkeuringen. Zie “Een ingediend certificaat of document goedkeuren of afwijzen”.
- Je stelt het document als eis bij een tijdslot. Zie “Certificaateisen en rollen per tijdslot instellen”.
Lukt het niet?
- Je krijgt een foutmelding bij Naam: er bestaat al een certificaat- of documentsoort met deze naam. Kies een andere naam, of pas de bestaande soort aan.
- Je ziet geen knop Verwijderen: de soort is nog in gebruik. Er hangen nog documenten van leden aan, of een rol bij een tijdslot vraagt om dit document.
- Je maakt een diploma aan: diploma’s en certificaten horen bij Certificaatsoorten. Zie “Certificaatsoorten instellen”.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.