Weten of je mail is aangekomen
Een vereniging draait op mail: uitnodigingen, bevestigingen, herinneringen voor een verlopend certificaat, een oproep voor een dienst die niet vol komt. Die berichten gaan automatisch de deur uit, en meestal merk je er niets van — tot iemand zegt dat hij nooit iets heeft gekregen.
Daarom staat elke e-mail die EHBO Software namens jullie verstuurt in één overzicht, met het moment, de ontvanger, het onderwerp en de status. Mislukt er een, dan staat de reden erbij. Zo is “ik heb niets ontvangen” een vraag die je in tien seconden beantwoordt.
Wat er vandaag is verstuurd, wat er misging en hoeveel er per uur uitgaat.
Mail die je kunt volgen
Status per bericht
Verstuurd, mislukt of nog onderweg — met de reden van de mailserver erbij.
Jullie eigen teksten
De automatische mails pas je aan met sjablonen, met een echt voorbeeld ernaast.
Jullie afzender
Namens de vereniging, met jullie antwoordadres — of vanaf je eigen mailserver.
Elke e-mail, met wat ermee gebeurd is
In Verzonden e-mails staat alles wat het portaal namens jullie verstuurt: uitnodigingen voor nieuwe leden, bevestigingen van een aanmelding, een waarschuwing dat een certificaat verloopt, het weekoverzicht en je mailings. Per bericht zie je het moment, de ontvanger, het onderwerp en de status.
Mislukt er een, dan staat erbij wat de mailserver van de ontvanger terugmeldde — een adres dat niet bestaat, een volle mailbox. Je weet dus of het aan jullie kant ligt of aan de zijne, en je kunt de vraag “ik heb niets gehad” meteen beantwoorden.
Een e-mail blijft negentig dagen zichtbaar. De aantallen per dag blijven langer staan, zodat je kunt zien hoeveel er in een maand uitgaat.
De teksten zijn van jullie
De automatische mails van het portaal staan klaar in gewoon Nederlands, maar de toon van een vereniging is niet die van ons. Daarom pas je elke tekst aan in een sjabloon: de uitnodiging voor een nieuw lid, de bevestiging van een aanmelding, de herinnering voor een dienst, de mail bij een factuur of offerte.
In de tekst zet je velden als de voornaam, de naam van de activiteit of een aanmeldlink; die vult het portaal in. Naast de editor staat een voorbeeld met echte gegevens, dus je ziet meteen hoe het eruitziet voordat je iets verstuurt.
Namens jullie, of vanaf je eigen mailserver
Standaard verstuurt EHBO Software alle mail namens de vereniging: jullie naam als afzender, jullie antwoordadres en jullie ondertekening eronder. Wil je het echt vanaf je eigen mailserver doen, dan vul je je SMTP-gegevens in. Hapert die server een keer, dan krijgen de beheerders bericht en gaat de mail alsnog via ons, zodat er niets blijft liggen.
- Eigen afzendernaam, antwoordadres en ondertekening.
- Optioneel je eigen SMTP-server, met een waarschuwing als die het niet doet.
- Een rustig verzendtempo, zodat mailservers het niet als spam zien.
- Elk lid kiest zelf welke e-mails hij wil ontvangen.
Verstuur je structureel veel mail, dan zie je dat terug in de richtlijn per dag — en adviseren we je op tijd een eigen mailserver, in plaats van je te verrassen met een blokkade.
Zo werkt het
- Je stelt de afzender in: naam, antwoordadres en ondertekening van de vereniging.
- Je past de teksten van de automatische mails aan in de sjablonen.
- Het portaal verstuurt ze op het moment dat ze nodig zijn.
- In Verzonden e-mails zie je per bericht of het is aangekomen.
- Een mislukte mail stuur je opnieuw zodra het adres klopt.
Veelgestelde vragen over e-mail
Staat je vraag er niet bij? Bel of mail ons, je krijgt een mens aan de lijn.
Die staat op Mislukt, met de reden erbij zoals de mailserver van de ontvanger die teruggeeft: een adres dat niet bestaat, een volle mailbox, een server die weigert. Je ziet dus meteen of het aan het adres ligt. Is het opgelost, dan verstuur je hem opnieuw — bij een mailing met één klik vanuit de mailing zelf.
Dat kan, maar niet allemaal in dezelfde seconde: het portaal verstuurt met een rustig tempo (een paar per minuut, maximaal twintig per kwartier namens één vereniging) zodat mailservers het niet als spam zien. Wat erboven komt wacht automatisch en gaat daarna vanzelf uit; in het overzicht zie je wat er nog in de wachtrij staat. Verstuur je structureel veel, dan is je eigen mailserver een betere plek — die vul je in bij de e-mailinstellingen.
Negentig dagen. Elke e-mail die het portaal namens jullie verstuurt staat zolang in het overzicht Verzonden e-mails, met het moment, de ontvanger, het onderwerp en de status. Daarna verdwijnt de regel; de aantallen per dag blijven staan, zodat je kunt zien hoeveel er maandelijks uitgaat.
Ja. De teksten van de automatische mails — een uitnodiging, een bevestiging, een herinnering — pas je aan in een sjabloon, met velden als voornaam en aanmeldlink erin. Je ziet meteen een voorbeeld met echte gegevens erin.
Ja. Per ontvanger zie je of de mail is verstuurd, aangekomen of mislukt. Mislukte mails stuur je met één klik opnieuw, bijvoorbeeld nadat je een typefout in een adres hebt hersteld.
Standaard versturen wij alle mail namens jullie, met jullie naam als afzender en jullie antwoordadres. Wil je echt vanaf je eigen mailserver versturen, dan vul je je SMTP-gegevens in. Werkt die server een keer niet, dan krijgen de beheerders daar bericht over.
Zo doe je het, stap voor stap
Probeer EHBO Software 14 dagen gratis
Meld je vereniging aan en ga meteen aan de slag met je rooster, certificaten, materiaal en leden. Liever eerst samen kijken? Kies er een demo van 30 minuten bij.
- Je meldt je organisatie aan in een paar minuten.
- Je organisatie staat meteen voor je klaar, of vlak voor je demo.
- Na de proefperiode kies je je abonnement. Geen opstartkosten.
Gratis proberen
Met of zonder demo
Aanmelden kost een paar minuten. Je betaalt pas als je na de proefperiode verdergaat.
Maandelijks opzegbaar. Geen opstartkosten.