Certificaateisen en rollen per tijdslot instellen
Bepaal per tijdslot welke certificaten of documenten iemand nodig heeft om mee te doen. Of werk met rollen: bijvoorbeeld 2 EHBO'ers met een EHBO-diploma, 1 AED-loper en 2 gastheren zonder eisen.
Je stelt de eisen in per tijdslot. Er zijn twee manieren:
- Iedereen dezelfde eisen: elke deelnemer heeft dezelfde certificaten of documenten nodig (stap 3 en 4).
- Werken met rollen: per rol kies je hoeveel mensen je nodig hebt en wat die moeten hebben (stap 5 tot en met 7).
Leden die niet aan de eisen voldoen, kunnen zich daarna niet meer voor dat tijdslot aanmelden.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software.
- Je hebt het recht om activiteiten te bewerken. Zie je de knop uit stap 2 niet? Vraag dan je beheerder om hulp.
- Een activiteit met minstens één tijdslot dat nog moet beginnen.
- De certificaat- en documentsoorten van je organisatie staan in EHBO Software, onder Certificaatsoorten en Documentsoorten.
- De rechten voor activiteiten staan per soort: evenementen, cursussen en herhalingslessen. Je hebt het recht nodig voor de soort waarmee je werkt. Zie “Rollen en rechten beheren”.
Stap 1: Open de activiteit
Klik links in het menu op Activiteiten. Typ bij Zoeken een deel van de naam. Klik daarna op de naam van de activiteit.
De plek waar je moet klikken heeft in deze uitleg steeds een rood kader.
Stap 2: Klik op Tijdslot bewerken
Ga naar het blok Tijdsloten & aanmeldingen. Klik bij het juiste tijdslot op Tijdslot bewerken.
Goed om te weten: deze knop staat alleen bij tijdsloten die nog moeten beginnen.
Stap 3: Iedereen dezelfde eisen: kies de vereiste certificaten
Er verschijnt een venster. Klik op het veld Vereiste certificaten en documenten en kies wat iedereen nodig heeft, bijvoorbeeld EHBO diploma.
Kies je er meer dan één? Dan heeft elke deelnemer ze allemaal nodig.
Wil je liever met rollen werken? Ga dan verder met stap 5.
Stap 4: Klik op Opslaan
Klik onderaan op Opslaan. Je ziet de melding Tijdslot bijgewerkt.
Is er al iemand aangemeld die niet aan de eisen voldoet? Dan verschijnt eerst het venster Leden zonder vereist certificaat, met de namen. Kies wat je wilt:
- Opslaan en leden behouden: iedereen blijft aangemeld.
- Opslaan en leden zonder vereiste certificaten afmelden: de genoemde leden worden afgemeld.
Tip: twijfel je? Klik op Annuleren. Er wordt dan niets opgeslagen.
Stap 5: Of werk met rollen: zet Werken met rollen aan
Zet in het venster Tijdslot bewerken de schakelaar Werken met rollen aan. Vul voor elke rol in:
- Naam van de rol: bijvoorbeeld “EHBO’er” of “Chauffeur”. Dit mag je leeg laten.
- Aantal: hoeveel mensen je in deze rol nodig hebt.
- Vereiste certificaten of documenten: wat iedereen in deze rol moet hebben. Kies je er meer, dan zijn ze allemaal nodig. Laat je het leeg, dan kan iedereen deze rol vullen.
Klik op Rol toevoegen voor de volgende rol. Onderaan zie je hoeveel deelnemers het samen zijn, bijvoorbeeld “Totaal: 5 deelnemers”.
Goed om te weten: het veld Maximum aantal plekken verdwijnt. Het aantal plekken is nu het totaal van de rollen. Elke deelnemer vult één rol. Een rol weghalen doe je met het rode prullenbakje bij die rol.
Stap 6: Klik op Opslaan en bekijk het tijdslot
Klik onderaan het venster op Opslaan. Bij het tijdslot staat nu Nodig per rol, met per rol hoeveel plekken al bezet zijn, bijvoorbeeld “EHBO’er 1/2”.
Ga met je muis op een rol staan. Je ziet dan welke certificaten of documenten die rol vraagt.
Goed om te weten: wie al was aangemeld, krijgt vanzelf een rol waar hij of zij in past, als die er is. Is een rol vol, dan wordt het vakje groen.
Stap 7: Zo meldt een lid zich aan
Een lid dat in één rol past, klikt gewoon op Aanmelden. Op de knop staat dan in welke rol, bijvoorbeeld Aanmelden als Gastvrouw of gastheer.
Past iemand in meer rollen? Dan vraagt EHBO Software Als wat meld je je aan? Het lid kiest een rol en klikt op Aanmelden. Staat er bij een rol “vol (reservelijst)”? Dan komt het lid bij die keuze op de reservelijst.
Lukt het niet?
- Het certificaat of document staat niet in de lijst: voeg het eerst toe onder Certificaatsoorten of Documentsoorten, of vraag je beheerder om dat te doen.
- Een lid kan zich niet aanmelden: het lid heeft niet alles wat gevraagd wordt, of het is op de dag van het tijdslot niet meer geldig. Controleer de certificaten en documenten van het lid. Bij rollen: laat eventueel één rol zonder eisen, dan kan iedereen die vullen.
- Je ziet de schakelaar Werken met rollen niet: de activiteit is een reeks, waarbij leden zich in één keer voor alle avonden aanmelden. Bij een reeks kun je niet met rollen werken.
- Je kunt een certificaat- of documentsoort niet verwijderen: er is nog een tijdslot met een rol die erom vraagt, of een lid heeft hem. Haal hem eerst uit die rol.
- Je ziet de knop Tijdslot bewerken niet: het tijdslot is al begonnen, of je mist een recht. Je hebt de rechten Activiteiten bewerken en Aanmeldingen beheren nodig. Vraag je beheerder om hulp.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.