Veelgestelde vragen over EHBO Software

Op werkdagen van 09:00 tot 17:00, per e-mail of telefoon. Meestal heb je binnen vier uur antwoord. Je krijgt iemand aan de lijn die het portaal zelf kent: geen ticketnummer en geen doorverbinden naar een afdeling die het product niet gebruikt.

EHBO Software wordt gemaakt door Lef Creative, een bureau uit Kollum dat websites en webapplicaties bouwt. Het EHBO-deel komt van de maker van het EHBO Planboard, dat in 2026 is opgegaan in EHBO Software. Hosting, updates, back-ups en beveiliging regelen wij; er staat geen server bij iemand thuis.

We importeren je ledenlijst en zetten je eerste activiteiten klaar. De meeste verenigingen zijn binnen één dag live, zonder dat er IT-kennis aan te pas komt.

Nee. Handig is als je weet hoeveel leden een inlog krijgen en hoe jullie nu plannen, maar we komen er in het gesprek ook samen uit.

De planner of coördinator die het dagelijks gaat gebruiken, en iemand van het bestuur als er over de kosten besloten moet worden.

Nee. Als het niet past, zeggen we dat. We bouwen liever voor verenigingen waar het echt werk uit handen neemt.

Ja. Je krijgt een proefomgeving met je eigen vereniging erin. Besluit je door te gaan, dan importeren we je ledenlijst.

Na de kennismaking zetten wij jullie organisatie klaar. In het portaal kies je bij Abonnement het pakket dat bij jullie aantal gebruikers past en rond je de betaling af op een beveiligde pagina van Moneybird, het boekhoudprogramma waarmee wij factureren. Daarna loopt het per maand door; er is niets te tekenen en er zijn geen opstartkosten.

Met automatische incasso. De factuur komt per e-mail op naam van de vereniging en wordt daarna afgeschreven. Lukt een incasso een keer niet, dan zie je dat in het portaal en betaal je die ene factuur met de hand; daarna loopt het gewoon door.

Nee, alle bedragen op deze site zijn exclusief 21% btw. Op de factuur staat de btw apart vermeld.

Nee. Er is geen minimale looptijd en er zijn geen opstartkosten: je zegt per maand op. We willen dat je blijft omdat het werkt, niet omdat je vastzit.

In het portaal, bij Abonnement. Het abonnement loopt dan door tot het einde van de periode die je al betaald hebt en daarna stopt de incasso vanzelf; je hoeft ons niets te mailen. Je houdt daarna nog veertien dagen toegang om je gegevens te exporteren.

Je rekent per schijf van 25 gebruikers met een eigen inlog. Zit je tegen de grens aan, dan upgrade je in het portaal: dat gaat direct in en je betaalt alleen het verschil over de lopende periode. Ga je eroverheen zonder te upgraden, dan werkt het portaal beperkt tot je weer onder het maximum zit — door te upgraden of door leden te archiveren.

Ja. Een downgrade gaat in bij de eerstvolgende periode, niet halverwege de maand die je al betaald hebt. Zorg dat je op die datum onder het aantal plekken van het kleinere pakket zit; het portaal waarschuwt je vooraf hoeveel leden je dan nog mag hebben.

Dan gaat de toegang tot het portaal dicht tot de factuur betaald is; iedereen ziet dan een scherm met de reden erop. Er gaat niets verloren: je gegevens blijven staan en zodra de betaling binnen is, kun je meteen weer verder.

Ja. Je beheert meerdere verenigingen naast elkaar en wisselt er met één klik tussen; certificaten kun je tussen posten delen en de rapportage gaat over het geheel. De prijs rekenen we voor zo’n situatie samen door, dus neem daarvoor even contact op.

Nee. Alle modules zitten bij de prijs in. Ze staan alleen niet standaard aan, zodat het portaal overzichtelijk blijft voor verenigingen die ze niet gebruiken. Een beheerder zet een module aan of uit bij Organisatie → Modules; dat kan op elk moment.

Alleen leden met een eigen inlog. Gearchiveerde leden en externe vrijwilligers via een aanmeldlink tellen niet mee. Je betaalt per schijf van 25 gebruikers.

Het abonnement is maandelijks opzegbaar. Na de laatste dag die je betaald hebt kun je nog veertien dagen bij je gegevens om alles te exporteren: leden, activiteiten en certificaten. Daarna sluit de toegang, en negentig dagen na die datum verwijderen we de gegevens definitief.

€ 10 per 25 gebruikers per maand, met alle modules inbegrepen en zonder opstartkosten. Wil je er een WordPress-site bij, dan kost die normaal € 49,95 per maand; met 50% EHBO-korting betaal je € 25. Alle bedragen zijn exclusief 21% btw en het abonnement is maandelijks opzegbaar. Op de pagina Tarieven reken je uit wat het voor jullie aantal gebruikers wordt.

Bij een nieuwe versie krijg je bij het inloggen een korte pop-up met wat er veranderd is, en onder je naam staat “Wat is er nieuw?” met de hele lijst. Op deze website staat dezelfde lijst openbaar op Wat is er nieuw?. Je hoeft zelf niets bij te werken: iedereen werkt altijd in de laatste versie.

Nee. Je logt met één account in en wisselt boven in het portaal van vereniging. Elke vereniging houdt haar eigen rollen, rechten en gegevens.

In het portaal zit een Support-pagina met handleidingen per onderwerp, afgestemd op wat jij mag. Elke handleiding bestaat uit stappen met schermafbeeldingen. Kom je er dan nog niet uit, dan mail of bel je ons; je krijgt een mens aan de lijn, geen ticketnummer.

Bij binnenkomst zien ze het dashboard: openstaande diensten, aankomende activiteiten, certificaten die aflopen en wat er op hen wacht. Daarnaast krijgen ze meldingen in het portaal en, als je dat aanzet, per e-mail. Elke gebruiker stelt zelf in welke e-mails hij wil ontvangen.

Ja. Het portaal past zich aan het scherm aan, dus je vrijwilligers melden zich onderweg aan voor een dienst, bekijken hun agenda en voegen een certificaat toe vanaf hun telefoon. Er is geen app nodig; je opent gewoon de website. Wil je de agenda in je eigen telefoonagenda? Dan koppel je die één keer met de ICS-link.

Nee. Het portaal opent gewoon in de browser van hun telefoon: inschrijven op een dienst, een certificaat uploaden en een vakantie doorgeven gaat allemaal mobiel. Wie zijn diensten liever in zijn eigen agenda-app ziet, koppelt die één keer met de ICS-link.

Ja. Het logo en de kleuren van je vereniging staan in het portaal en op de aanmeldpagina’s, en als je er een website bij neemt ook daarop.

Op servers in de Europese Unie. Je krijgt een verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring en voorwaarden staan gewoon op de site. Wijzigen we daar iets aan, dan lees en accepteer je de nieuwe versie in het portaal.

Je anonimiseert hem. De persoonsgegevens verdwijnen onomkeerbaar, terwijl de aantallen en de historie blijven kloppen — anders zou je rooster van vorig jaar ineens gaten vertonen. Dat gebeurt handmatig als iemand erom vraagt, of vanzelf na de bewaartermijn die jullie instellen.

Eén knop. Je downloadt alle gegevens van dat lid in één bestand: profiel, certificaten, aanmeldingen en de historie. Het lid kan dat trouwens ook zelf doen vanuit zijn eigen profiel.

Het meeste staat al klaar: een verwerkersovereenkomst, hosting in de EU, rollen die bepalen wie wat ziet, en een logboek dat vastlegt wat er gebeurt. Wat jullie zelf kiezen, is hoe lang je gegevens van gestopte leden bewaart; daarna anonimiseert het portaal ze vanzelf.

Ja. Je gegevens staan op servers in de Europese Unie, rollen bepalen wie wat te zien krijgt, en van elk lid kun je de gegevens exporteren of anonimiseren. Wie wat wanneer wijzigde staat in het logboek. Een verwerkersovereenkomst krijg je standaard; daar hoef je niet om te vragen.

Niet vanzelf; jij bepaalt wanneer ze eruit gaan. Je nodigt leden in bulk uit per e-mail. Ze kiezen zelf een wachtwoord, vullen hun profiel aan en geven hun certificaten en ICE-contacten door. Is een uitnodiging blijven liggen, dan stuur je hem opnieuw of trek je hem in.

Ja. Je filtert het overzicht op wat je nodig hebt — rol, certificaat, status — en exporteert die selectie. Voor een AVG-verzoek is er een aparte knop: daarmee download je alle gegevens van één lid in één bestand.

Elk lid kan ICE-contacten invullen: wie er gebeld moet worden als er tijdens een dienst iets gebeurt. Het lid vult ze zelf in bij de eerste keer inloggen en kan ze altijd aanpassen. Alleen wie het volgens de rollen mag zien, ziet ze.

Ja, dat is geen probleem. Beide leden krijgen een eigen profiel en een eigen inlog op hetzelfde e-mailadres. Handig voor een ouder en kind die allebei bij de vereniging zitten.

Dat archiveer je; verwijderen hoeft niet. Het lid verdwijnt uit de lijsten en kan niet meer inloggen, maar de historie blijft kloppen: wie stond er vorig jaar op die post. Komt hij terug, dan activeer je hem weer. Na de bewaartermijn die jullie instellen worden de gegevens automatisch geanonimiseerd.

Nee. Je importeert je bestaande lijst uit een CSV-bestand: je koppelt zelf welke kolom bij welk veld hoort en je ziet vooraf wat er gaat gebeuren. Bij de start doen we die eerste import samen met jullie, zodat je niet in je eentje met een exportbestand zit te puzzelen.

Ja. Op een cursus of herhalingsles staat onder “Meer acties” de knop Certificaten bijwerken. Het portaal pakt de ingeschreven leden — heb je presentie afgetekend, dan alleen wie aanwezig was — en de certificaatsoort die de tijdsloten eisen. Jij kiest de nieuwe geldigheidsdatum en of de leden er bericht van krijgen. Dezelfde actie staat ook op de ledenlijst, voor een groep die je zelf aanvinkt.

Dan archiveert hij het certificaat zelf, of jij doet dat als beheerder. Het telt daarna niet meer mee voor de certificaateisen, maar blijft wel in de historie staan. Zo klopt achteraf altijd wie op welk moment bevoegd was.

Nee. Dat bepalen de rollen. Een gewone vrijwilliger ziet zijn eigen certificaten; een coördinator ziet wie bevoegd is voor de diensten die hij plant. Wie wat mag zien, stel je zelf in.

Nee. Met “Kopieer uit andere organisatie” neemt hij zijn eigen certificaat over naar de andere vereniging, inclusief bestand en geldigheidsdatum. De beheerder daar keurt het nog wel goed.

Ja. Je stelt zelf de soorten in die bij jullie horen — Basis EHBO, reanimatie & AED, kinder-EHBO, wat dan ook — met hun geldigheidsduur. Die soorten gebruik je daarna bij de certificaateisen per tijdslot.

Een lid uploadt zijn diploma of bijscholing zelf als bestand of foto. Dat komt in de goedkeuringswachtrij bij de beheerder of coördinator, die het bekijkt en goedkeurt of afwijst met een reden. Pas na goedkeuring telt het certificaat mee.

Per certificaatsoort leg je de geldigheidsduur vast. Het portaal waarschuwt automatisch: het lid krijgt op tijd bericht en jij ziet in het overzicht wie er binnenkort verloopt. Een verlopen certificaat telt niet meer mee bij het inschrijven op een tijdslot.

Per tijdslot leg je vast welk certificaat nodig is en hoeveel plekken er per certificaat zijn. Iemand zonder dat certificaat kan zich niet inschrijven; het systeem laat hem die plek simpelweg niet kiezen. Verloopt een certificaat vóór de datum van de activiteit, dan telt het niet meer mee.

Ja, met “Aanmelden vanaf”. Tot dat moment staat de activiteit op “Opent binnenkort” en zien leden wanneer de inschrijving opengaat; aanmelden kan dan nog niet. Handig als iedereen een eerlijke kans moet krijgen op een populaire post. Kopieer je de activiteit naar volgend jaar, dan schuift dat moment mee.

Nee. Als beheerder zet je bij Mijn profiel → Meldingen een overzicht aan van aan- en afmeldingen, voor de soorten activiteiten die jij beheert: elk uur, elke 2, 4, 6, 8 of 12 uur, of één keer per dag op een tijd die jij kiest. Afmeldingen komen in een eigen mail, zodat die niet ondersneeuwen. Per activiteit zie je wie het is, in welke status en wat er bij de aanmelding is genoteerd.

Als je dat aanzet wel. Bij Instellingen → E-mail kies je een dag en tijd voor het weekoverzicht; elk lid krijgt dan de komende zeven dagen in de mail, met bovenaan waarvoor hij zelf staat ingeschreven en daaronder wat er nog open staat en bij hem past. Wie met vakantie staat krijgt hem niet, en elk lid kan hem zelf uitzetten.

Dan geeft hij zijn vakantie of onbeschikbaarheid door met een periode en eventueel een reden. Oproepen en slotsuggesties slaan die periode automatisch over, dus je hoeft niet te onthouden wie wanneer weg is.

In Mijn agenda, tot de afmeldtermijn die jullie instellen. Daarna ziet hij wie hij moet bellen: de coördinator van die activiteit, met naam en telefoonnummer. Zo blijft een late afmelding een gesprek in plaats van een bericht dat niemand leest.

Allebei kan. In Mijn agenda staan zijn eigen aanmeldingen, met de mogelijkheid om ook de open activiteiten te tonen waarvoor hij zich nog kan inschrijven. De volledige kalender van de vereniging is er daarnaast, voor wie dat mag zien.

Ja. Elk lid heeft een persoonlijke ICS-link die hij één keer koppelt aan de agenda-app op zijn telefoon of computer. Nieuwe diensten en wijzigingen komen daarna vanzelf mee; hij hoeft niets over te typen.

Maand, week, dag en lijst. Je filtert op soort activiteit, op status en op wat voor jou relevant is. Een tijdslot kun je bovendien verslepen, zodat je een dienst verzet zonder een formulier in te vullen.

Nee. Je kopieert een activiteit van vorig jaar inclusief tijdsloten, certificaateisen, materiaalreserveringen en kostenregels, en zet alleen de nieuwe datum erin. Voor terugkerende herhalingslessen werkt dat net zo.

Ja. Elke activiteit heeft een openbare aanmeldlink die je kunt delen of op je website kunt zetten. Bezoekers vullen hun naam en e-mailadres in, bevestigen via een mail en kunnen zichzelf later ook weer afmelden. Ze krijgen geen account en zien niets van jullie ledenadministratie.

Niet lang. Een afmelding binnen de termijn zet het slot direct weer open, de eerste reserve schuift door en je ziet het meteen in het rooster. Staat er niemand op de reservelijst, dan stuur je met één klik een oproep naar precies de leden die bevoegd én beschikbaar zijn.

Dat kies je zelf per activiteit. Bij “Direct” krijgt wie zich het eerst aanmeldt een plek en schuift de rest automatisch door vanaf de reservelijst. Bij “Wachtlijst” melden leden zich aan en kies jij wie er meedoet; met “Selectie afronden” krijgt iedereen bericht.

Ja. Een cursus met meerdere bijeenkomsten is één activiteit: een deelnemer meldt zich in één keer aan voor alle avonden. Hij krijgt alleen een plek als er op élke avond plek is, dus je houdt geen halve inschrijvingen over. Per avond teken je daarna de presentie af, met de teller “x van y bijeenkomsten aanwezig”.

Nee. Bij een cursus of een post van meerdere avonden plakt het portaal de avonden aan elkaar zolang de volgende binnen het aantal dagen begint dat jullie instellen (Instellingen → Algemeen, standaard 2 dagen) en dezelfde coördinator ze draait. Je neemt dus één keer mee en brengt na de laatste avond terug. Zit er meer tijd tussen, dan vraagt het portaal het materiaal tussendoor terug en voor de volgende avond opnieuw mee.

Ja. Iedereen met het recht om materiaal mee te nemen vinkt af wat híj meeneemt; bij elk materiaal staat wie wat heeft. De ene coördinator kan dus de tas meenemen en de andere de AED, en terugbrengen mag een derde doen. Een beheerder kan het ook op naam van een ander lid zetten.

Dat mag gewoon. In het venster “Materialen meenemen” staan de gereserveerde items en de vrije items onder elkaar; vink je een vrij item aan, dan waarschuwt het portaal dat het niet gereserveerd was en vraagt kort waarom — een extra item of juist een ander. Dat komt in de historie van het materiaal te staan, zodat achteraf klopt welk nummer waar is geweest.

Ja. Ongeveer een dag vóór een avond waarvoor nog niets is meegenomen krijgen de coördinatoren van die dienst een mail, en ongeveer een dag erna krijgt wie het meenam bericht als het nog niet terug is (als jullie de terugmeldplicht aan hebben staan). Per reservering en per avond gebeurt dat één keer, en elk lid kan die herinneringen uitzetten bij Mijn profiel → Meldingen.

Bij het meenemen vink je af wat er meegaat, bij terugkomst wat er terug is; verschillen zie je direct en je corrigeert de voorraad in hetzelfde scherm. Bij een activiteit van meerdere avonden gaat dat per avond: in de kolom Status staat per avond een chip — grijs als er nog niets mee is, oranje zolang het mee is, groen als het terug is en rood als een avond voorbij is terwijl het materiaal nog buiten staat. In de tooltip zie je wie wat heeft meegenomen en teruggebracht.

Ja. Je hangt een tarief aan het materiaal; bij een reservering komt er dan automatisch een kostenregel bij de activiteit, die daarna op Te factureren staat en — met de facturatiemodule — op de factuur. Wil je iets wel meenemen maar niet doorberekenen, dan zet je “Kosten in rekening brengen” uit: dat kan per materiaal, per soort activiteit en per losse reservering.

Nee. Je maakt een materiaallijst per soort activiteit — bijvoorbeeld “standaard EHBO-post” — en voegt die in één keer toe aan een activiteit. Een lijst kan meeschalen met het aantal hulpverleners, zodat een grote post vanzelf meer krijgt.

Je legt per item de keuringsdatum of de houdbaarheidsdatum vast. Het portaal waarschuwt op tijd, zodat je niet met een verlopen AED op een post staat. Is een item stuk of afgekeurd, dan zet je het op “In onderhoud” of “Afgevoerd” en wijs je vervangend materiaal toe.

Allebei kan. Verbandmiddelen hou je als bulkvoorraad bij met een aantal; een AED of een tas registreer je per stuk, met een eigen nummer en foto. Per item zie je wat er is, wat gereserveerd staat en wat uit is.

Die staat op Mislukt, met de reden erbij zoals de mailserver van de ontvanger die teruggeeft: een adres dat niet bestaat, een volle mailbox, een server die weigert. Je ziet dus meteen of het aan het adres ligt. Is het opgelost, dan verstuur je hem opnieuw — bij een mailing met één klik vanuit de mailing zelf.

Dat kan, maar niet allemaal in dezelfde seconde: het portaal verstuurt met een rustig tempo (een paar per minuut, maximaal twintig per kwartier namens één vereniging) zodat mailservers het niet als spam zien. Wat erboven komt wacht automatisch en gaat daarna vanzelf uit; in het overzicht zie je wat er nog in de wachtrij staat. Verstuur je structureel veel, dan is je eigen mailserver een betere plek — die vul je in bij de e-mailinstellingen.

Negentig dagen. Elke e-mail die het portaal namens jullie verstuurt staat zolang in het overzicht Verzonden e-mails, met het moment, de ontvanger, het onderwerp en de status. Daarna verdwijnt de regel; de aantallen per dag blijven staan, zodat je kunt zien hoeveel er maandelijks uitgaat.

Ja. De teksten van de automatische mails — een uitnodiging, een bevestiging, een herinnering — pas je aan in een sjabloon, met velden als voornaam en aanmeldlink erin. Je ziet meteen een voorbeeld met echte gegevens erin.

Ja. Je schrijft hem nu en laat hem op een gekozen moment uitgaan. Handig voor een herinnering een week voor een cursus, of een oproep die maandagochtend moet binnenkomen in plaats van zondagavond.

Ja. Per ontvanger zie je of de mail is verstuurd, aangekomen of mislukt. Mislukte mails stuur je met één klik opnieuw, bijvoorbeeld nadat je een typefout in een adres hebt hersteld.

Nee. Je kiest je ontvangers met filters: rol, certificaat, beschikbaarheid, aangemeld voor een bepaalde activiteit. De lijst volgt automatisch uit de ledenadministratie, dus je vergeet niemand en je mailt niemand dubbel.

Standaard versturen wij alle mail namens jullie, met jullie naam als afzender en jullie antwoordadres. Wil je echt vanaf je eigen mailserver versturen, dan vul je je SMTP-gegevens in. Werkt die server een keer niet, dan krijgen de beheerders daar bericht over.

Wie wat heeft gewijzigd, en wanneer. Leden, activiteiten, aanmeldingen, rollen, instellingen, koppelingen en facturen: van elke wijziging staat de oude en de nieuwe waarde erin. Je filtert op wie, wat en wanneer, dus een vraag achteraf is een kwestie van zoeken in plaats van gissen.

Ja. Elke wijziging aan een rol of aan de rechten van een lid komt in het logboek, met wie het deed en wanneer.

Dan krijgt hij een e-mail om die nieuwe inloglocatie te bevestigen. Zo kan iemand die een wachtwoord in handen krijgt er niet zomaar mee inloggen, en merkt de eigenaar het meteen.

Alleen als je dat aanzet. Standaard ziet een vrijwilliger zijn eigen gegevens, zijn agenda en de activiteiten waarvoor hij zich kan inschrijven. Telefoonnummers, certificaten van anderen en notities zijn er alleen voor wie ze nodig heeft.

Ja. Iemand die coördinator én materiaalbeheerder is, krijgt gewoon beide rollen; de rechten tellen bij elkaar op. Dat is handig in een vereniging waar mensen meerdere petten op hebben.

Ja. Je bent niet vastgezet op “beheerder” en “lid”. Je maakt de rollen die bij jullie vereniging passen — coördinator, materiaalbeheerder, penningmeester, opleider — en zet per rol aan wat er bekeken, gewijzigd of verwijderd mag worden.

Ja. Het logboek houdt automatisch bij wie wat heeft aangepast: leden, activiteiten, rollen, instellingen en koppelingen. Je filtert op wie, wat en wanneer. Handig bij een vraag achteraf en nodig voor de AVG.

Bij elk pakket zit opslag inbegrepen; in Bestanden staat een meter die laat zien hoeveel ervan in gebruik is. Komt die boven de 75%, dan staat er een knop om meer opslag aan te vragen — wij nemen dan contact op en zetten die erbij. Is de opslag vol, dan blijft alles leesbaar en kun je nog opruimen; er gaat nooit iets vanzelf weg.

Ja, met een externe link. Je kiest of de ontvanger mag downloaden, of er een wachtwoord op zit en tot welke dag de link werkt. Hij hoeft geen account te maken. Je ziet hoe vaak de link is bekeken en door wie hij is gemaakt, en je kunt hem op elk moment intrekken. In het logboek staat elke link en elke wijziging eraan.

Nee. Onze kennisbank (op deze website) legt uit hoe EHBO Software werkt. Bestanden in het portaal is van jullie: daar zet je je eigen protocollen, draaiboeken en formulieren neer, in de map Kennisbank of in mappen die je zelf maakt. De uitleg over het portaal zelf vind je in het portaal onder Support.

Pdf, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, txt, csv en afbeeldingen (jpg, png, gif, webp), tot 50 MB per bestand. We controleren niet alleen de extensie maar ook de inhoud; svg laten we er nooit in. Je kunt ook rechtstreeks een tekstdocument schrijven in het portaal. Van elk bestand blijven de oudere versies bewaard, er is een prullenbak, en leden kunnen onder een bestand reageren zodat vragen bij het document blijven staan in plaats van in een chat.

Ja, net als in een gedeelde schijf. Per map of bestand deel je met iedereen, met een rol of met één lid, en kies je of diegene het mag bekijken of ook bewerken. Een map erft de rechten van de map erboven; zet je hem op beperkt, dan geldt alleen wat je daar instelt. Wie niets gedeeld krijgt, ziet het bestand niet eens staan — geen slotjes op dingen die toch niet opengaan.

Voor alles wat nu in een map op een laptop of in een appgroep rondzwerft: protocollen, afspraken over materiaal, het draaiboek voor het dorpsfeest, een instructie voor nieuwe leden. In Bestanden zet je mappen, uploads en tekstdocumenten op één plek, met de vaste map Kennisbank voor jullie protocollen. Je hoeft er niets voor aan te zetten: Bestanden staat altijd klaar.

Ja. Beheer je meerdere organisaties, dan kies je die bij het aanvragen en is de samenwerking meteen actief; er valt dan niets te accepteren.

Ja, op elk moment. Gedeelde activiteiten zijn daarna niet meer zichtbaar voor elkaars leden. Aanmeldingen die er al waren blijven staan, zodat een dienst die al gepland is niet zomaar leeg raakt.

Nee. Je wisselt in het portaal van organisatie met één klik, en je certificaat kopieer je met de knop “Kopieer uit andere organisatie” naar de andere vereniging. De beheerder daar keurt het goed; opnieuw uploaden hoeft niet.

Ja, per activiteit. Je vinkt aan met welke partnerorganisaties die activiteit gedeeld wordt. Deel je hem later niet meer, dan verdwijnt hij bij de partner; aanmeldingen die er al waren blijven staan.

Dat kan via het e-mailadres van een beheerder. Die krijgt een uitnodiging en kan de samenwerking accepteren zodra de organisatie in EHBO Software werkt. Organisaties die zich vindbaar hebben gemaakt, kun je direct op naam opzoeken.

Nee. Een samenwerking gaat alleen over activiteiten die je bewust deelt. De partner ziet die activiteit en zijn leden kunnen zich erop aanmelden. Jullie ledenadministratie, certificaten, notities en facturen blijven volledig van jullie.

Ja, met elke WordPress-site vanaf versie 6.5. Je installeert onze plugin en die haalt de activiteiten op uit EHBO Software. De agenda neemt de opmaak van jullie eigen site over, dus hij past bij je huisstijl zonder dat je iets hoeft te stylen. Werk je met Gravity Forms, dan kun je dat formulier ook koppelen.

Nee. In WordPress klik je op “Verbinden met EHBO Software”, je keurt de koppeling goed in het portaal en de sleutel wordt op de achtergrond uitgewisseld. Niemand hoeft hem te zien of over te typen. De sleutel blijft op de server van je website en komt nooit in de browser van een bezoeker.

Ja. Je kiest per agenda of er een aanmeldknop bij staat. Iemand die geen lid is, meldt zich aan via het aanmeldformulier van EHBO Software; de aanmelding komt binnen bij de activiteit in het portaal. Bij een cursus van meerdere avonden meldt een deelnemer zich in één keer aan voor alle avonden.

Ja. In het portaal stel je in welke soorten standaard naar de website mogen, en per activiteit kun je daarvan afwijken. Ook kies je of activiteiten die geweest zijn blijven staan, bijvoorbeeld als “Eerder verzorgd”. Alleen wat een bezoeker nodig heeft gaat mee: titel, soort, datum, locatie, korte omschrijving en of er nog plek is. Ledengegevens nooit.

Nee. De plugin levert zelf een kant-en-klaar aanvraagformulier dat je met een shortcode op een pagina zet. Wil je eigen velden, eigen opmaak of eigen bevestigingsmails, dan gebruik je Gravity Forms: de plugin maakt het formulier aan en vult de veldtoewijzing in. Inzendingen komen in beide gevallen binnen bij Externe aanvragen.

Elke gekoppelde website heeft een eigen sleutel met eigen rechten, en je ziet wanneer die voor het laatst is gebruikt. Je kunt een koppeling intrekken en later weer inschakelen, of helemaal verwijderen. De website toont dan geen activiteiten meer; in EHBO Software verandert er verder niets.

Ja. Belt iemand met een vraag om EHBO, dan maak je een aanvraaglink op zijn naam en mailt die vanuit het portaal. Hij vult hetzelfde formulier in als op jullie website, zonder account. Je ziet wanneer de link is gebruikt, je kunt hem opnieuw versturen of intrekken, en de aanvraag komt binnen bij Externe aanvragen zoals elke andere.

Ja. Je maakt zoveel koppelingen aan als je wilt, elk met een eigen naam, eigen instellingen en eigen bevestigingsmail: bijvoorbeeld één voor je eigen website en één voor de gemeente. Bij elke aanvraag zie je uit welke bron hij komt.

De aanvraag gaat rechtstreeks naar EHBO Software; je website is alleen de plek waar het formulier staat, dus er blijft nooit iets in een mailbox liggen. Gebruik je de WordPress-plugin en gaat er toch iets mis bij het doorsturen, dan probeert de plugin het opnieuw en kun je een inzending zelf nog een keer versturen. Ligt je hele site plat, dan kun je een organisator altijd een aanvraaglink mailen vanuit het portaal.

Die wijs je af. Je kunt er een interne reden bij zetten die de aanvrager niet ziet, en je kiest of er een nette mail uitgaat met je eigen tekst. De aanvraag blijft in de historie staan, dus je kunt later altijd terugzien wat je hebt geantwoord.

Standaard: de gegevens van de aanvragende organisatie, de contactpersoon, waar het om gaat, een toelichting, de locatie, de gewenste datum en tijden en het aantal hulpverleners. Per veld zet je zelf aan of het getoond wordt, of het verplicht is en met welk label. Afwijkende factuurgegevens kan de aanvrager apart invullen.

Nee. Een aanvrager vult het formulier in en klaar. Hij krijgt direct een ontvangstbevestiging per e-mail en hoort later of jullie de aanvraag kunnen honoreren. Alleen jullie eigen mensen loggen in.

Nee. Het formulier is een klein stukje code dat je op elke website plakt, of die nu in WordPress, Wix, Squarespace of iets anders gemaakt is. Heb je wél WordPress, dan kun je in plaats daarvan onze plugin gebruiken; die plaatst het formulier voor je en zet er ook je agenda bij.

Ja. Per contact leg je vast naar welke naam en welk e-mailadres facturen gaan, en of dat per e-mail of per post is. Vult een aanvrager op je website afwijkende factuurgegevens in, dan komen die mee met de aanvraag.

Ja. Reserveer je materiaal bij een activiteit en hangt er een tarief aan, dan komt er automatisch een kostenregel bij. Je ziet aan de regel dat hij uit de materiaalreservering komt. Met de schakelaar “Kosten in rekening brengen” zet je het per materiaal, per soort activiteit of per reservering uit.

Die voeg je samen. Je kiest welk contact blijft bestaan — dat houdt zijn klantnummer en geschiedenis — en welk contact daarin opgaat. Activiteiten, facturen, aanvragen en contactpersonen verhuizen mee. Verstuurde facturen houden de gegevens waarmee ze verstuurd zijn.

Activiteiten die je al hebt gepland houden de prijs waarmee ze zijn vastgelegd; een tariefwijziging verandert dus niets met terugwerkende kracht. Wil je een bestaande regel toch bijwerken, dan doe je dat per regel met “Ververs prijs”. Tarieven die in gebruik zijn kun je niet verwijderen, wel op inactief zetten.

Dat rekent het portaal voor je uit. Bij een kostenregel kies je of het aantal meeloopt met de tijdsloten, met het aantal deelnemers, met beide of met het aantal dagen. Schuift de activiteit of komt er een deelnemer bij, dan verandert het aantal mee. Je kunt een regel altijd met de hand overschrijven.

Nee. Contacten, tarieven en kostenregels werken los van de facturatiemodule. Zonder die module gebruik je de pagina Te factureren: daar zie je per activiteit wat er te factureren valt en vink je af wat je in je eigen boekhouding hebt verwerkt. Zet je de module later aan, dan maak je van dezelfde kostenregels met één klik een factuur.

Offertes horen bij de module Facturatie. Staat die aan, dan staat Offertes in het menu onder Financieel. De nummerreeks, de teksten en de geldigheidstermijn stel je apart in; ze staan los van je facturen.

Je gooit hem niet weg, want je nummering moet kloppen. In plaats daarvan maak je een nieuwe versie: de oude gaat naar Gearchiveerd en de nieuwe krijgt een eigen nummer. Zo blijft terug te zien wat je wanneer hebt aangeboden.

Je krijgt bericht en de offerte komt op Geaccepteerd te staan. Daarna maak je er met één klik een activiteit van: de wizard opent voorgevuld met de tijdsloten, het materiaal en de kostenregels uit de offerte. Je kunt ook instellen dat er meteen een concept-activiteit klaargezet wordt.

Een overeenkomst mag digitaal worden gesloten; het gaat erom dat je achteraf kunt aantonen wie wat wanneer heeft geaccepteerd. Daarom leggen we bij het accepteren vast wie tekende, met welk e-mailadres, op welk moment, vanaf welk IP-adres en met welke browser, plus een controlegetal over het document. Je krijgt de ondertekende offerte als pdf.

Ja. Regels die je als optioneel markeert — een extra hulpverlener, een AED, een tweede dag — vinkt hij zelf aan of uit. Het totaal rekent live mee, dus hij ziet meteen wat het kost. Wat hij uitvinkt staat doorgestreept op de offerte die jij terugkrijgt.

Nee. Hij opent de link uit de e-mail, vult de zescijferige code in die erbij staat en ziet de offerte. Meer is het niet. De code zorgt ervoor dat niemand anders hem kan lezen als de link wordt doorgestuurd.

Dan zet je “Kosten in rekening brengen” uit voor die activiteit. Hij komt dan niet op Te factureren te staan en je kunt er geen factuur van maken. Per soort activiteit stel je in wat de standaard is.

Ja. Je maakt een overzicht dat je in één keer kopieert, of je exporteert alleen de selectie die je nodig hebt. Zo geef je je penningmeester precies wat hij nodig heeft, zonder dat hij in het portaal hoeft te werken.

Uit de kostenregels bij de activiteit. Die vul je zelf in of laat je meerekenen met de tijdsloten, de deelnemers of de dagen. Ook materiaal met een tarief komt er automatisch bij.

Ja, en dat is precies waarvoor het bedoeld is. Je ziet per activiteit wat er te factureren valt, met de kostenregels erbij, en vinkt af wat je in je eigen boekhouding hebt verwerkt. Zet je de facturatiemodule later aan, dan maak je van dezelfde regels met één klik een factuur.

Nee. Je maakt, verstuurt en volgt de facturen in EHBO Software zelf. Werk je met een boekhouder of een eigen pakket, dan lever je de pdf of de uitdraai uit de rapportage aan. Gebruik je de facturatiemodule liever niet, dan blijft de pagina Te factureren gewoon werken: daar markeer je kostenregels als gefactureerd.

Ja. Je stelt zelf het voorvoegsel, het startnummer en het aantal cijfers in. Conceptfacturen krijgen een tijdelijk nummer; het echte factuurnummer wordt pas toegekend als je hem verstuurt, zodat de reeks geen gaten krijgt.

Je legt per workflow vast na hoeveel dagen een factuur vervalt en wanneer er een eerste, tweede en derde herinnering uitgaat. Het portaal houdt de teller bij en zet facturen die aandacht nodig hebben op een eigen tabblad. Je bepaalt zelf of je de herinnering verstuurt.

Ja. Je beheert je eigen btw-tarieven en kiest per regel welk tarief erbij hoort. Je werkt met prijzen inclusief of exclusief btw, en in de rapportage staat de btw per tarief bij elkaar voor je aangifte.

Een verstuurde factuur gooi je niet weg. Je maakt er een creditfactuur van, met de hele factuur of alleen bepaalde regels. Het openstaande bedrag en de rapportage kloppen daarna weer. Een concept dat nooit verstuurd is mag je gewoon verwijderen.

Ja. Uren, posten en gebruikt materiaal komen als kostenregels bij de activiteit terecht, met het tarief uit je prijslijst. Van een afgeronde activiteit maak je daarmee in één klik een conceptfactuur, die je nog kunt aanpassen voordat hij de deur uit gaat.