Facturen versturen en betalingen bijhouden, in hetzelfde portaal
Van een afgeronde activiteit maak je in één klik een conceptfactuur. Je stuurt hem als pdf per e-mail, ziet wat er openstaat en stuurt een herinnering als het te lang duurt. Facturatie is een module: je zet hem zelf aan zodra je hem nodig hebt.
Optionele module, inbegrepen in de prijs
Facturatie hoort bij het pakket, maar staat niet standaard aan. Een beheerder zet hem aan bij Organisatie → Modules, en net zo makkelijk weer uit. Zolang hij uit staat werkt de rest van het portaal gewoon door en blijft Te factureren je overzicht van openstaande kosten. Zo werkt het ook voor de andere modules.
Het echte facturenoverzicht: klik gerust rond. Filter op concept, openstaand, verlopen of herinnering nodig.
De penningmeester hoeft niets over te typen
Conceptfactuur uit de activiteit
De kostenregels van een afgeronde activiteit worden met één klik een concept, inclusief opdrachtgever en tarieven.
Versturen en opvolgen
Verstuur als pdf per e-mail, registreer een betaling en laat het portaal herinneren zodra de termijn verstrijkt.
Btw en rapportage
Btw per regel, je eigen nummerreeks en een overzicht van wat er is gefactureerd, per periode en per categorie.
Van activiteit naar factuur, zonder overtypen
Een EHBO-post kost geld: hulpverleners die uren draaien, materiaal dat meegaat, soms reiskosten of een cursusprijs. In EHBO Software hangen die bedragen aan de activiteit zelf. Je legt je tarieven één keer vast, en bij elke activiteit ontstaan daaruit kostenregels. Ook materiaal dat je voor een activiteit reserveert, komt er als regel bij.
Is de activiteit afgerond, dan staat alles klaar op Te factureren. Vandaar maak je een conceptfactuur: de opdrachtgever, de regels, de aantallen en de btw zijn al ingevuld. Jij controleert, past desgewenst een tarief of een korting aan, en verstuurt.
- Eén factuur kan regels van meerdere activiteiten bevatten, bijvoorbeeld als een gemeente per kwartaal één factuur wil.
- Los van een activiteit factureren kan ook, zoals een cursus voor een bedrijf.
- Wie wat mag zien of versturen bepaal je met rollen en rechten: een penningmeester krijgt facturatie, een coördinator niet.
Versturen, herinneren en betaald krijgen
Versturen gaat per e-mail, met de factuur als pdf en een begeleidende tekst die je zelf vastlegt. Het factuurnummer komt uit je eigen reeks en wordt pas toegekend bij het versturen, zodat er geen gaten in je nummering ontstaan.
Daarna houdt het portaal bij wat er gebeurt. In een workflow leg je vast na hoeveel dagen een factuur vervalt en wanneer een eerste, tweede en derde herinnering aan de beurt is.
- Betaling binnen? Je registreert hem, ook als er in delen wordt betaald.
- Blijft betaling uit, dan staat de factuur op het tabblad “Herinnering nodig”.
- Betaalt iemand echt niet, dan zet je de factuur op oninbaar.
- Notities, taken en bijlagen horen bij de factuur, en elke stap komt in het logboek.
Een fout na het versturen? Dan crediteer je
Een verstuurde factuur gooi je niet weg, want je nummering moet kloppen. In plaats daarvan maak je een creditfactuur: voor het hele bedrag of alleen voor de regels die niet klopten. De creditfactuur krijgt zijn eigen nummer, verwijst naar het origineel en gaat op dezelfde manier per e-mail de deur uit.
- Het openstaande bedrag van de klant wordt automatisch bijgesteld.
- In de rapportage zie je wat er is gecrediteerd, zodat je omzet en btw kloppen.
- Een concept dat nooit verstuurd is, mag je gewoon verwijderen.
Btw, nummers en rapportage kloppen vanzelf
Je beheert je eigen btw-tarieven en kiest per regel welk tarief erbij hoort, met prijzen inclusief of exclusief btw. In de rapportage zie je wat er is gefactureerd per periode, per omzetcategorie, per activiteit of per opdrachtgever, met de btw per tarief bij elkaar voor de aangifte. Een uitdraai neem je mee naar je boekhouder of je boekhoudpakket.
Werkt jullie vereniging met verschillende soorten inkomsten, bijvoorbeeld posten, cursussen en verhuur van materiaal? Dan geef je elke factuurregel een omzetcategorie en rolt de verdeling er vanzelf uit.
Je eigen opmaak en je eigen spelregels
De factuur draagt je eigen gegevens: naam, adres, logo, KvK- en btw-nummer en het rekeningnummer waarop betaald wordt. In de instellingen zie je meteen een voorbeeldfactuur meelopen, dus je weet hoe het eruitziet voordat er één de deur uit gaat.
Daar leg je ook de spelregels vast: de nummerreeks, de btw-tarieven, de omzetcategorieën en de workflows met betaaltermijn en herinneringen. Eenmaal ingesteld hoef je er niet meer naar om te kijken. Ook de e-mails die eruitgaan schrijf je zelf, net als de mailings aan je leden.
Zo werkt het
- Je zet de module Facturatie aan en vult je factuurgegevens, btw-tarieven en nummerreeks in.
- Je maakt een conceptfactuur vanaf een afgeronde activiteit, of handmatig voor iets anders.
- Je controleert de regels, past tarieven of korting aan en verstuurt hem per e-mail.
- Je registreert de betaling; blijft die uit, dan gaat er een herinnering uit volgens jouw termijn.
- Aan het eind van het kwartaal draai je de rapportage uit voor de boekhouding en de btw-aangifte.
Liever je eigen boekhouding aanhouden? Laat de module dan uit staan. De kosten blijven bij de activiteiten staan en op Te factureren vink je af wat je in je eigen pakket hebt verwerkt.
Veelgestelde vragen over facturatie
Staat je vraag er niet bij? Bel of mail ons, je krijgt een mens aan de lijn.
Nee. Je maakt, verstuurt en volgt de facturen in EHBO Software zelf. Werk je met een boekhouder of een eigen pakket, dan lever je de pdf of de uitdraai uit de rapportage aan. Gebruik je de facturatiemodule liever niet, dan blijft de pagina Te factureren gewoon werken: daar markeer je kostenregels als gefactureerd.
Ja. Je stelt zelf het voorvoegsel, het startnummer en het aantal cijfers in. Conceptfacturen krijgen een tijdelijk nummer; het echte factuurnummer wordt pas toegekend als je hem verstuurt, zodat de reeks geen gaten krijgt.
Je legt per workflow vast na hoeveel dagen een factuur vervalt en wanneer er een eerste, tweede en derde herinnering uitgaat. Het portaal houdt de teller bij en zet facturen die aandacht nodig hebben op een eigen tabblad. Je bepaalt zelf of je de herinnering verstuurt.
Ja. Je beheert je eigen btw-tarieven en kiest per regel welk tarief erbij hoort. Je werkt met prijzen inclusief of exclusief btw, en in de rapportage staat de btw per tarief bij elkaar voor je aangifte.
Een verstuurde factuur gooi je niet weg. Je maakt er een creditfactuur van, met de hele factuur of alleen bepaalde regels. Het openstaande bedrag en de rapportage kloppen daarna weer. Een concept dat nooit verstuurd is mag je gewoon verwijderen.
Ja. Uren, posten en gebruikt materiaal komen als kostenregels bij de activiteit terecht, met het tarief uit je prijslijst. Van een afgeronde activiteit maak je daarmee in één klik een conceptfactuur, die je nog kunt aanpassen voordat hij de deur uit gaat.
Zo doe je het, stap voor stap
Praat 20 minuten met iemand die EHBO-planning snapt
Geen standaard verkooppraatje. Vertel hoe jullie het nu regelen, dan laten we zien hoe rooster, certificaten en materiaal in het portaal werken – en of het bij jullie past.
- Je kiest een datum en tijd die je schikken.
- 20 minuten samen door het portaal, met jouw vragen als route.
- Daarna krijg je een proefomgeving en een prijs op maat.
Kies een moment
Wanneer schikt het?
Geen verkooppraatje, geen creditcard. Je kunt altijd afzeggen.