Iedereen ziet wat hij nodig heeft, en niet meer
In een vereniging heeft niet iedereen dezelfde taak. De coördinator plant de diensten, de materiaalbeheerder houdt de tassen bij, de penningmeester kijkt naar de facturen en een vrijwilliger wil vooral weten waar hij moet zijn. In EHBO Software bepaal je per rol wat iemand mag zien en doen — en dat is meteen je AVG-verhaal: ledengegevens zijn er alleen voor wie ze nodig heeft.
De rollen van de vereniging, met het aantal leden dat ze heeft.
Rechten die bij jullie vereniging passen
Je eigen rollen
Niet vastgezet op beheerder en lid: je maakt de rollen die bij jullie taken horen.
Per onderdeel instelbaar
Bekijken, wijzigen of verwijderen — per onderdeel van het portaal aan of uit.
Meerdere petten
Iemand die coördinator én materiaalbeheerder is, krijgt gewoon beide rollen.
Rollen die je zelf bedenkt
Je begint met een paar rollen die er meestal zijn — beheerder, coördinator, vrijwilliger — maar je bent er niet aan vast. Werken jullie met een materiaalbeheerder, een opleider of een penningmeester, dan maak je die rol erbij en geef je hem precies de rechten die erbij horen.
Een lid kan meerdere rollen hebben; de rechten tellen dan bij elkaar op. Handig in een vereniging waar mensen meerdere petten op hebben.
Zit iemand bij twee verenigingen? Dan heeft hij per vereniging zijn eigen rollen. Er lekt niets van de ene naar de andere — zie Samenwerken.
Per onderdeel aan of uit
Bij een rol loop je de onderdelen van het portaal langs en zet je aan wat mag: activiteiten, leden, certificaten, materiaal, mailings, contacten, facturen, instellingen. Per onderdeel kies je of iemand mag bekijken, wijzigen of verwijderen.
- Een coördinator plant diensten en ziet wie bevoegd is, maar komt niet bij de facturen.
- Een materiaalbeheerder beheert de voorraad, maar niet de ledenadministratie.
- Een vrijwilliger ziet zijn eigen gegevens, zijn agenda en de open activiteiten.
Wat iemand niet mag, ziet hij ook niet: het menu-item verdwijnt gewoon. Dat scheelt verwarring en voorkomt dat iemand per ongeluk ergens komt waar hij niets te zoeken heeft.
Veilig inloggen, en terug te zien wat er gebeurde
Iedereen logt in met zijn eigen account. Logt iemand in vanaf een plek die het portaal niet kent, dan krijgt hij eerst een e-mail om die nieuwe inloglocatie te bevestigen. Zo kan iemand die een wachtwoord in handen krijgt er niet zomaar mee aan de slag, en merkt de eigenaar het meteen.
Elke wijziging aan een rol of aan de rechten van een lid komt in het logboek: wie deed wat, en wanneer. Handig bij een vraag achteraf, en nodig voor de AVG.
Zo werkt het
- Je maakt de rollen die bij jullie vereniging passen.
- Per rol zet je aan wat er bekeken, gewijzigd of verwijderd mag worden.
- Je wijst rollen toe aan je leden; meerdere rollen per lid mag.
- Wat iemand niet mag, ziet hij ook niet in het menu.
- Wijzigingen aan rollen en rechten staan in het logboek.
Veelgestelde vragen over rollen en rechten
Staat je vraag er niet bij? Bel of mail ons, je krijgt een mens aan de lijn.
Alleen als je dat aanzet. Standaard ziet een vrijwilliger zijn eigen gegevens, zijn agenda en de activiteiten waarvoor hij zich kan inschrijven. Telefoonnummers, certificaten van anderen en notities zijn er alleen voor wie ze nodig heeft.
Ja. Iemand die coördinator én materiaalbeheerder is, krijgt gewoon beide rollen; de rechten tellen bij elkaar op. Dat is handig in een vereniging waar mensen meerdere petten op hebben.
Ja. Je bent niet vastgezet op “beheerder” en “lid”. Je maakt de rollen die bij jullie vereniging passen — coördinator, materiaalbeheerder, penningmeester, opleider — en zet per rol aan wat er bekeken, gewijzigd of verwijderd mag worden.
Ja. Elke wijziging aan een rol of aan de rechten van een lid komt in het logboek, met wie het deed en wanneer.
Dan krijgt hij een e-mail om die nieuwe inloglocatie te bevestigen. Zo kan iemand die een wachtwoord in handen krijgt er niet zomaar mee inloggen, en merkt de eigenaar het meteen.
Zo doe je het, stap voor stap
Praat 20 minuten met iemand die EHBO-planning snapt
Geen standaard verkooppraatje. Vertel hoe jullie het nu regelen, dan laten we zien hoe rooster, certificaten en materiaal in het portaal werken – en of het bij jullie past.
- Je kiest een datum en tijd die je schikken.
- 20 minuten samen door het portaal, met jouw vragen als route.
- Daarna krijg je een proefomgeving en een prijs op maat.
Kies een moment
Wanneer schikt het?
Geen verkooppraatje, geen creditcard. Je kunt altijd afzeggen.