Je opdrachtgevers en tarieven op één plek
Wie was ook alweer de contactpersoon van dat dorpsfeest, en wat rekenden we vorig jaar per hulpverlener? In EHBO Software leg je je opdrachtgevers één keer vast en zet je je tarieven klaar. Bij een activiteit kies je een tarief en het aantal rekent zichzelf uit — uit de tijdsloten, het aantal deelnemers of het aantal dagen. Aan het eind zie je precies wat er te factureren valt.
Je opdrachtgevers met klantnummer, contactgegevens en het aantal activiteiten.
Eén keer vastleggen, daarna klopt het vanzelf
Opdrachtgevers compleet
Contactgegevens, factuuradres, contactpersonen en de hele geschiedenis van activiteiten.
Je eigen prijslijst
Per uur, per stuk, per dag, per blok of een vast bedrag — met btw-tarief en omzetcategorie.
Kosten die meerekenen
Het aantal volgt de tijdsloten, de deelnemers of de dagen. Schuift de activiteit? Dan schuift het mee.
Een opdrachtgever die je niet meer hoeft na te zoeken
Een contact is een opdrachtgever: een buurtvereniging, een school, een gemeente of een bedrijf. Je legt de bedrijfsnaam vast, het adres, de contactpersoon, het telefoonnummer en het e-mailadres. Elk contact krijgt een klantnummer, en je kunt er meerdere contactpersonen bij zetten — bijvoorbeeld een evenementencoördinator én een penningmeester.
Facturen hoeven niet naar dezelfde persoon te gaan als de aanvrager. Per contact leg je vast naar welke naam en welk e-mailadres de rekening gaat, en of dat per e-mail of per post is.
Op het contact zie je alle activiteiten die je voor die opdrachtgever hebt gedaan, met datum, soort en status. Ook facturen en aanvragen via je website hangen eraan, dus je hebt de hele geschiedenis bij elkaar.
Een btw-nummer is genoeg
Heeft de opdrachtgever een btw-nummer, dan vul je dat in en controleren we het bij VIES, het Europese btw-register. Klopt het nummer, dan vullen we de bedrijfsnaam en het adres alvast in voor zover VIES die kent. Geen btw-nummer? Dan vul je de gegevens gewoon zelf in.
Zo staat een nieuwe opdrachtgever in een halve minuut goed in het systeem, zonder typefouten in de adresgegevens waar je later een factuur op terugkrijgt.
Je eigen tarieven als basis
In de prijslijst zet je de tarieven die jullie hanteren: een uurtarief voor een hulpverlener, een cursusprijs per deelnemer, materiaalgebruik per stuk, locatiehuur als vast bedrag. Per tarief kies je het type:
- Per uur — eventueel met een minimum aantal uren, zodat een korte inzet niet onder de kostprijs zakt;
- Per stuk — bijvoorbeeld per deelnemer of per verbandmiddel;
- Per dag — met de keuze of alle dagen tellen of alleen de dagen met tijdsloten;
- Per X uur — elke begonnen vier uur telt als één blok;
- Vast bedrag — één prijs, ongeacht de duur.
Een negatieve prijs is een korting, bijvoorbeeld een ledenkorting. Gebruik je de facturatiemodule, dan hang je er meteen het juiste btw-tarief en de omzetcategorie aan, zodat je facturen en je rapportage kloppen.
De kosten rekenen zichzelf uit
Bij een activiteit zet je kostenregels: kies een tarief, of typ een vrije regel met een eigen omschrijving en prijs. Het aantal hoef je meestal niet in te vullen — je zet een schakelaar om en het rekent mee:
- Op basis van tijdsloten — de uren van de ingeplande diensten;
- Per deelnemer — het aantal aangemelde deelnemers;
- Per deelnemer per bijeenkomst — bij een cursus van meerdere avonden;
- Per dag — het aantal dagen van de activiteit.
Schuift een tijdslot of meldt er iemand extra aan, dan verandert het aantal mee. Reserveer je materiaal met een tarief eraan, dan komt die kostenregel er automatisch bij. Onder de regels staat het totaal voor deze activiteit, zodat je vooraf al weet wat het gaat kosten.
Dubbele contacten? Samenvoegen
In de praktijk staat een opdrachtgever soms twee keer in het systeem: één keer handmatig aangemaakt en één keer binnengekomen via een aanvraag op je website. Die voeg je samen. Je kiest welk contact blijft bestaan — dat houdt zijn klantnummer en geschiedenis — en welk contact daarin opgaat.
Activiteiten, facturen, aanvragen en contactpersonen verhuizen mee. Per veld kies je van welk contact de gegevens gelden. Facturen die je al verstuurd hebt, houden de gegevens waarmee ze verstuurd zijn: een oude factuur verandert nooit achteraf.
Komt er een aanvraag binnen met gegevens die net iets afwijken van wat je al hebt, dan zie je beide kolommen naast elkaar met de verschillen gemarkeerd en beslis jij wat er gebeurt.
Zo werkt het
- Je zet je tarieven één keer klaar in de prijslijst.
- Je legt je opdrachtgevers vast als contact, met btw-nummer of handmatig.
- Bij een activiteit kies je de opdrachtgever en zet je de kostenregels erbij.
- Je laat het aantal meerekenen met de tijdsloten, de deelnemers of de dagen.
- Op Te factureren zie je per activiteit wat er nog open staat — en met de facturatiemodule maak je daar met één klik een factuur van.
Dit werkt zonder dat je de facturatiemodule aanzet. Wil je ook echte facturen versturen, betalingen registreren en btw-rapportages draaien? Dat doe je met Facturatie.
Veelgestelde vragen over contacten en tarieven
Staat je vraag er niet bij? Bel of mail ons, je krijgt een mens aan de lijn.
Activiteiten die je al hebt gepland houden de prijs waarmee ze zijn vastgelegd; een tariefwijziging verandert dus niets met terugwerkende kracht. Wil je een bestaande regel toch bijwerken, dan doe je dat per regel met “Ververs prijs”. Tarieven die in gebruik zijn kun je niet verwijderen, wel op inactief zetten.
Dat rekent het portaal voor je uit. Bij een kostenregel kies je of het aantal meeloopt met de tijdsloten, met het aantal deelnemers, met beide of met het aantal dagen. Schuift de activiteit of komt er een deelnemer bij, dan verandert het aantal mee. Je kunt een regel altijd met de hand overschrijven.
Nee. Contacten, tarieven en kostenregels werken los van de facturatiemodule. Zonder die module gebruik je de pagina Te factureren: daar zie je per activiteit wat er te factureren valt en vink je af wat je in je eigen boekhouding hebt verwerkt. Zet je de module later aan, dan maak je van dezelfde kostenregels met één klik een factuur.
Ja. Per contact leg je vast naar welke naam en welk e-mailadres facturen gaan, en of dat per e-mail of per post is. Vult een aanvrager op je website afwijkende factuurgegevens in, dan komen die mee met de aanvraag.
Ja. Reserveer je materiaal bij een activiteit en hangt er een tarief aan, dan komt er automatisch een kostenregel bij. Je ziet aan de regel dat hij uit de materiaalreservering komt. Met de schakelaar “Kosten in rekening brengen” zet je het per materiaal, per soort activiteit of per reservering uit.
Die voeg je samen. Je kiest welk contact blijft bestaan — dat houdt zijn klantnummer en geschiedenis — en welk contact daarin opgaat. Activiteiten, facturen, aanvragen en contactpersonen verhuizen mee. Verstuurde facturen houden de gegevens waarmee ze verstuurd zijn.
Zo doe je het, stap voor stap
Praat 20 minuten met iemand die EHBO-planning snapt
Geen standaard verkooppraatje. Vertel hoe jullie het nu regelen, dan laten we zien hoe rooster, certificaten en materiaal in het portaal werken – en of het bij jullie past.
- Je kiest een datum en tijd die je schikken.
- 20 minuten samen door het portaal, met jouw vragen als route.
- Daarna krijg je een proefomgeving en een prijs op maat.
Kies een moment
Wanneer schikt het?
Geen verkooppraatje, geen creditcard. Je kunt altijd afzeggen.