Een lid archiveren of weer activeren
Stopt een lid bij je organisatie? Dan archiveer je het lid. De plek in je pakket komt vrij en de gegevens blijven 180 dagen bewaard. Komt het lid binnen die tijd terug, dan activeer je het weer.
Archiveren is geen verwijderen: je kunt het altijd terugdraaien.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software.
- Je hebt het recht om leden te archiveren. Zie je de knop uit stap 3 niet? Vraag dan je beheerder om hulp.
Stap 1: Ga naar Leden
Klik links in het menu op Leden.
Stap 2: Zoek het lid op en klik op de naam
Typ de naam van het lid in het vak Zoeken, rechts boven de lijst. Klik daarna op de naam van het lid.
Stap 3: Klik op Archiveren
Je ziet nu de pagina van het lid. Klik rechtsboven op de rode knop Archiveren.
Stap 4: Bevestig dat je het lid wilt archiveren
Er verschijnt een venster met uitleg. Klik op Bevestigen.
Let op: heeft het lid zich nog aangemeld voor komende activiteiten? Dan staat dat in het venster. Die aanmeldingen blijven staan. Meld het lid zo nodig zelf af bij de activiteit.
Stap 5: Het lid is gearchiveerd
Rechtsboven zie je de melding Lid gearchiveerd. Bij Status staat nu “Gearchiveerd”.
- Het lid kan niet meer bij je organisatie in EHBO Software.
- De plek in je pakket is weer vrij.
- Heeft het lid een e-mailadres? Dan krijgt het een e-mail dat het lidmaatschap is beëindigd.
- Is het lid nergens anders meer lid in EHBO Software? Dan worden de ICE-contacten (contactpersonen voor noodgevallen) meteen verwijderd.
- 180 dagen na het archiveren anonimiseert EHBO Software het lid bij jouw organisatie vanzelf, volgens de AVG. Het lid verdwijnt dan uit je ledenlijst en de gegevens zijn niet meer terug te halen. Zie Een lid anonimiseren (definitief wissen).
Let op: de knop Anonimiseren wist de gegevens van het lid voorgoed. Dat kun je niet terugdraaien. Gebruik die knop alleen als je zeker weet dat de gegevens weg moeten.
Stap 6: Een gearchiveerd lid terugvinden
Komt het lid terug? Ga dan weer naar Leden en klik boven de lijst op het tabblad Gearchiveerd. Klik op de naam van het lid.
Stap 7: Klik op Heractiveren
Klik rechtsboven op de groene knop Heractiveren. Je ziet de melding Lid geheractiveerd. Het lid is weer actief en kan meteen weer inloggen.
Goed om te weten: een lid dat je weer activeert, gebruikt weer een plek in je pakket. Is je pakket vol? Dan lukt heractiveren niet. Heractiveren kan alleen zolang het lid nog niet is geanonimiseerd (binnen 180 dagen na het archiveren). De ICE-contacten vult het lid dan opnieuw in.
Lukt het niet?
- Melding “Niet toegestaan”: er moet altijd minstens één actief lid met alle rechten overblijven. Geef eerst iemand anders de rol Organisatie beheerder en archiveer daarna dit lid.
- Heractiveren lukt niet: kijk op de pagina Leden onder de titel hoeveel plekken je gebruikt, bijvoorbeeld “25 van 25 plekken”. Is je pakket vol? Archiveer dan eerst een ander lid, of vraag je beheerder om een groter pakket.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.