Nooit meer bellen om een post rond te krijgen
De kern van het portaal. Je zet een evenement, cursus of herhalingsles klaar met tijdsloten, en leden schrijven zichzelf in op het slot dat bij hun bevoegdheid past. Jij ziet in één oogopslag welke post nog niet rond is — en hoeft niet meer met een lijstje in de hand de appgroep af.
Alles wat bij die activiteit hoort, hangt eraan vast: het materiaal dat mee moet, de kostenregels voor de opdrachtgever, de oproep die je verstuurt en, als je dat wilt, een openbare aanmeldlink voor deelnemers van buiten.
Het activiteitenoverzicht als kaarten of lijst, met filters op datum, soort en status.
Van losse afspraken naar één rooster
Slots die zichzelf vullen
Leden zien alleen de open slots waarvoor ze bevoegd zijn en schrijven zichzelf in. Afmelden gaat net zo makkelijk.
Kaart of tabel
Wissel tussen kaartweergave en lijst, met filters op datum, soort, status en bevoegdheid. Jij kiest wat werkt.
Alles hangt aan de activiteit
Materiaalreserveringen, kostenregels en oproepmailings zitten aan dezelfde activiteit vast.
Drie soorten, één manier van werken
Een evenement, een cursus of een herhalingsles: je maakt ze alle drie op dezelfde manier aan. De wizard loopt in vijf stappen langs de basisgegevens, de tijdsloten, het materiaal dat mee moet, de instellingen voor aanmelden en de kosten voor de opdrachtgever.
Doe je iets elk jaar? Dan kopieer je de activiteit van vorig jaar met tijdsloten, certificaateisen, materiaal en kostenregels erbij, en zet je alleen de nieuwe datum erin.
Een activiteit annuleren kan ook, zonder hem weg te gooien: iedereen die zich had aangemeld krijgt bericht en de activiteit blijft in de historie staan.
Tijdsloten met de bevoegdheid die je nodig hebt
Per tijdslot leg je vast hoeveel plekken er zijn en welk certificaat daarvoor nodig is — en zelfs hoeveel plekken per certificaat. Zo staat er bij een grote post altijd het aantal reanimatie-bevoegden dat je wilt, zonder dat jij het handmatig bewaakt.
Een lid ziet alleen de slots waarvoor hij bevoegd is en waarvoor zijn certificaat op die datum nog geldig is. Aanmelden is één klik; afmelden kan tot de afmeldtermijn die jullie instellen, daarna ziet hij wie hij moet bellen.
In het rooster zie je per slot “3 van 12”: ingevuld en nodig, in één oogopslag. Wat nog niet rond is, springt eruit.
Een cursus van meerdere avonden is één activiteit
Een basiscursus van vier avonden hoef je niet vier keer in te voeren. Je maakt één activiteit met vier bijeenkomsten; een deelnemer meldt zich in één keer aan voor alle avonden. Hij krijgt alleen een plek als er op élke avond plek is, dus je houdt geen halve inschrijvingen over.
Tijdens de cursus teken je per avond de presentie af — per deelnemer, of met de knop “Iedereen aanwezig”. Je ziet per deelnemer “x van y bijeenkomsten aanwezig”, handig als iemand een avond moet inhalen.
Op de kaart van de activiteit staat meteen de openbare aanmeldlink, klaar om te delen of op je eigen website te zetten.
Vol, of juist nog niet vol
Meer aanmeldingen dan plekken? Dan kies je per activiteit hoe dat loopt:
- Direct — wie zich het eerst aanmeldt heeft een plek; de rest komt op de reservelijst en schuift automatisch door als er iemand afvalt.
- Wachtlijst — leden melden zich aan en jij kiest wie meedoet; met “Selectie afronden” krijgt iedereen bericht, ook wie reserve blijft.
Blijft een slot juist leeg, dan stuur je met één klik een oproep naar precies de leden die bevoegd zijn én die zich niet onbeschikbaar hebben gemeld. Wie al vol zit of met vakantie is, valt vanzelf af.
Je kunt ook zelf iemand aanmelden, of een externe deelnemer toevoegen die geen account heeft.
Zo werkt het
- Maak de activiteit aan, of kopieer er een van vorig jaar.
- Zet de tijdsloten klaar met het aantal plekken en de certificaten die je nodig hebt.
- Reserveer het materiaal dat mee moet en zet de kostenregels erbij.
- Stuur een oproep. Leden schrijven zich in, jij ziet het rooster vollopen.
- Na afloop teken je de presentie af en staan de kostenregels klaar om te factureren.
Veelgestelde vragen over activiteiten
Staat je vraag er niet bij? Bel of mail ons, je krijgt een mens aan de lijn.
Ja, met “Aanmelden vanaf”. Tot dat moment staat de activiteit op “Opent binnenkort” en zien leden wanneer de inschrijving opengaat; aanmelden kan dan nog niet. Handig als iedereen een eerlijke kans moet krijgen op een populaire post. Kopieer je de activiteit naar volgend jaar, dan schuift dat moment mee.
Dat kies je zelf per activiteit. Bij “Direct” krijgt wie zich het eerst aanmeldt een plek en schuift de rest automatisch door vanaf de reservelijst. Bij “Wachtlijst” melden leden zich aan en kies jij wie er meedoet; met “Selectie afronden” krijgt iedereen bericht.
Ja. Een cursus met meerdere bijeenkomsten is één activiteit: een deelnemer meldt zich in één keer aan voor alle avonden. Hij krijgt alleen een plek als er op élke avond plek is, dus je houdt geen halve inschrijvingen over. Per avond teken je daarna de presentie af, met de teller “x van y bijeenkomsten aanwezig”.
Per tijdslot leg je vast welk certificaat nodig is en hoeveel plekken er per certificaat zijn. Iemand zonder dat certificaat kan zich niet inschrijven; het systeem laat hem die plek simpelweg niet kiezen. Verloopt een certificaat vóór de datum van de activiteit, dan telt het niet meer mee.
Nee. Als beheerder zet je bij Mijn profiel → Meldingen een overzicht aan van aan- en afmeldingen, voor de soorten activiteiten die jij beheert: elk uur, elke 2, 4, 6, 8 of 12 uur, of één keer per dag op een tijd die jij kiest. Afmeldingen komen in een eigen mail, zodat die niet ondersneeuwen. Per activiteit zie je wie het is, in welke status en wat er bij de aanmelding is genoteerd.
Nee. Je kopieert een activiteit van vorig jaar inclusief tijdsloten, certificaateisen, materiaalreserveringen en kostenregels, en zet alleen de nieuwe datum erin. Voor terugkerende herhalingslessen werkt dat net zo.
Ja. Elke activiteit heeft een openbare aanmeldlink die je kunt delen of op je website kunt zetten. Bezoekers vullen hun naam en e-mailadres in, bevestigen via een mail en kunnen zichzelf later ook weer afmelden. Ze krijgen geen account en zien niets van jullie ledenadministratie.
Niet lang. Een afmelding binnen de termijn zet het slot direct weer open, de eerste reserve schuift door en je ziet het meteen in het rooster. Staat er niemand op de reservelijst, dan stuur je met één klik een oproep naar precies de leden die bevoegd én beschikbaar zijn.
Zo doe je het, stap voor stap
Praat 20 minuten met iemand die EHBO-planning snapt
Geen standaard verkooppraatje. Vertel hoe jullie het nu regelen, dan laten we zien hoe rooster, certificaten en materiaal in het portaal werken – en of het bij jullie past.
- Je kiest een datum en tijd die je schikken.
- 20 minuten samen door het portaal, met jouw vragen als route.
- Daarna krijg je een proefomgeving en een prijs op maat.
Kies een moment
Wanneer schikt het?
Geen verkooppraatje, geen creditcard. Je kunt altijd afzeggen.