Een uitnodiging opnieuw versturen of intrekken
Heeft een nieuw lid de uitnodiging niet ontvangen, of heb je de verkeerde persoon uitgenodigd? Zo stuur je de uitnodiging opnieuw of trek je hem in.
Een uitgenodigd lid staat in een aparte lijst tot het de uitnodiging heeft geaccepteerd. Vanuit die lijst regel je alles.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software.
- Je hebt het recht om leden te bewerken. Zie je de knoppen uit stap 3 niet? Vraag dan je beheerder om hulp.
- Een lid dat is uitgenodigd, maar nog niet heeft gereageerd.
Stap 1: Ga naar Leden
Klik links in het menu op Leden.
Stap 2: Zoek het lid bij Uitgenodigde leden
Rechts op de pagina staat de lijst Uitgenodigde leden. Zoek daar het lid op. Bij Status staat “Uitgenodigd”.
Staat er bij Status “Nog niet uitgenodigd”? Dan heeft dit lid nog geen uitnodiging in de bus gekregen. Dat kan twee dingen betekenen: het kwam binnen via een import waarbij de uitnodigingen uitstonden (zie “Leden importeren vanuit een CSV-bestand”), of de uitnodiging is definitief niet aangekomen. Wat er aan de hand is, lees je op de pagina van het lid bij Uitnodiging. De knop achteraan de regel heet in beide gevallen Uitnodiging versturen in plaats van Uitnodiging opnieuw versturen; verder werkt het hetzelfde.
Goed om te weten: zie je deze lijst niet? Dan staan er geen uitnodigingen meer open.
Stap 3: Schuif de lijst naar rechts
De knoppen staan helemaal achteraan de regel. Schuif de lijst naar rechts met de schuifbalk onder de lijst. Je ziet dan Uitnodiging opnieuw versturen en Uitnodiging intrekken.
Tip: op een telefoon of tablet schuif je de lijst met je vinger opzij.
Stap 4: Verstuur de uitnodiging opnieuw
Klik op Uitnodiging opnieuw versturen. Rechtsboven zie je de melding Uitnodiging opnieuw verstuurd.
Het lid krijgt een nieuwe e-mail. De uitnodiging is daarna weer 14 dagen geldig. Laat het lid de knop in de nieuwste e-mail gebruiken.
Wil je meer leden tegelijk uitnodigen? Vink ze aan in de lijst Uitgenodigde leden en kies bovenaan Verstuur uitnodigingen. Je ziet dan: “Uitnodigingen worden verstuurd naar … leden, verspreid over een paar minuten.” EHBO Software verstuurt ze namelijk met vijf minuten ertussen, voor alle verenigingen samen, zodat de mailserver ze niet als een uitbarsting ziet. Bij dertig leden duurt het dus ruim twee uur voordat de laatste de deur uit is.
Let op: dit kan één keer per 15 minuten. Is de knop grijs? Wacht dan even en probeer het daarna opnieuw. Die wachttijd begint pas bij de eérste e-mail die echt is verstuurd, dus een lid dat nog op “Nog niet uitgenodigd” staat kun je meteen uitnodigen.
Stap 5: Of trek de uitnodiging in
Heb je de verkeerde persoon uitgenodigd, of komt het lid toch niet? Klik dan op Uitnodiging intrekken. Er verschijnt een venster. Klik op Bevestigen.
Tip: meer uitnodigingen tegelijk intrekken? Vink de leden aan in de lijst Uitgenodigde leden en kies bovenaan de lijst Uitnodigingen intrekken. Dat werkt ook als je organisatie meer leden heeft dan het pakket toelaat.
Stap 6: De uitnodiging is ingetrokken
Je ziet de melding Uitnodiging ingetrokken. De uitnodiging vervalt en de plek in je pakket komt weer vrij.
Het lid staat voortaan onder het tabblad Gearchiveerd. Opnieuw uitnodigen kan altijd.
De link in de e-mail die het lid eerder kreeg werkt vanaf nu niet meer. Klikt iemand er toch op, dan leest hij dat de uitnodiging is verlopen. Dat geldt ook als het lid de uitnodiging zelf heeft geweigerd.
Lukt het niet?
- Melding “Er is net al een uitnodigingsmail gestuurd”: je kunt een uitnodiging één keer per 15 minuten versturen. Probeer het later opnieuw.
- Het lid vindt de e-mail niet: laat het lid in de map ongewenste e-mail (spam) kijken. Klopt het e-mailadres niet? Trek de uitnodiging dan in en nodig het lid opnieuw uit met het goede adres.
- Je ziet de knop Uitnodiging opnieuw versturen niet: het lid heeft geen e-mailadres, of je hebt niet het recht om leden te bewerken.
- Het lid staat weer op “Nog niet uitgenodigd”: de uitnodigingsmail is definitief mislukt, bijvoorbeeld omdat het e-mailadres niet bestaat. Op de pagina van het lid staat dan bij Uitnodiging: “Niet aangekomen: de laatste uitnodiging kon niet worden afgeleverd. Verstuur hem opnieuw.” Verbeter zo nodig eerst het e-mailadres en verstuur de uitnodiging daarna opnieuw.
- De uitnodigingen gaan er niet uit: staat je organisatie op alleen-lezen of is ze geblokkeerd, bijvoorbeeld door een onbetaalde factuur, dan houdt EHBO Software de uitnodigingen vast. Ze gaan vanzelf de deur uit zodra alles weer open is; gebeurt dat niet binnen 14 dagen, dan vervallen ze en staat het lid weer op “Nog niet uitgenodigd”. Bij Instellingen > E-mail zie je ze staan als Wacht op verzending.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.