Het logboek: terugzien wie wat deed
Wie heeft die aanmelding weggehaald? Wanneer is dat telefoonnummer gewijzigd, en door wie? In EHBO Software hoef je daar niet naar te gissen. Het logboek houdt automatisch bij wat er verandert aan leden, activiteiten, aanmeldingen, rollen, materiaal, facturen en instellingen — met de oude en de nieuwe waarde erbij. Je filtert op onderwerp, op persoon en op periode.
Je hoeft er niets voor aan te zetten en niets voor in te vullen: het loopt vanzelf mee. Dat is prettig bij een vraag achteraf van een coördinator of een bestuurslid — en het is meteen het bewijs dat de AVG van een vereniging verwacht. Die kant staat verderop op deze pagina: rollen die bepalen wie wat ziet, gegevens van één lid downloaden of anonimiseren, bewaartermijnen die vanzelf lopen, hosting in de EU en een verwerkersovereenkomst.
Het logboek: wie wijzigde wat, en wanneer — te filteren op onderwerp en persoon.
Verantwoording zonder extra werk
Automatisch bijgehouden
Je hoeft niets aan te zetten of in te vullen: elke wijziging komt er vanzelf in.
Inzage in één knop
Alle gegevens van één lid in één bestand, voor een AVG-verzoek of voor het lid zelf.
In de EU, met overeenkomst
Hosting binnen de Europese Unie en een verwerkersovereenkomst die je gewoon krijgt.
Wie deed wat, en wanneer
Het logboek legt vast wat er verandert aan leden, activiteiten, aanmeldingen, rollen, materiaal, contacten, facturen, instellingen en koppelingen. Per regel zie je wie het deed, wanneer, en wat de oude en de nieuwe waarde waren.
Je filtert op onderwerp, op persoon en op periode. Een vraag als “sinds wanneer staat die coördinator op die post?” is daarmee een kwestie van zoeken in plaats van navragen.
Gevoelige gegevens komen er niet in terecht: wachtwoorden en uitnodigingstokens worden bewust weggelaten.
Privacy: bewaren zolang het nodig is, daarna niet meer
Van een lid dat stopt hoef je de gegevens niet eeuwig te bewaren, maar je wilt je historie ook niet kwijtraken. Daarom kies je zelf een bewaartermijn: na die periode worden de persoonsgegevens van gearchiveerde leden automatisch geanonimiseerd. Aantallen en historie blijven kloppen, de namen verdwijnen.
- Een vaste bewaartermijn per vereniging, die vanzelf loopt.
- Handmatig anonimiseren kan ook, als een lid erom vraagt.
- ICE-contacten verdwijnen zodra iemand wordt gearchiveerd.
- Accounts die nooit zijn geactiveerd worden na 90 dagen opgeruimd.
Anonimiseren is onomkeerbaar; daarom vraagt het portaal er expliciet om te bevestigen en staat de actie in het logboek.
Een verzoek van een lid, in één knop
Vraagt een lid om zijn gegevens, dan download je die in één bestand: profiel, certificaten, aanmeldingen en historie. Het lid kan dat trouwens ook zelf doen vanuit zijn eigen profiel, zonder dat jij eraan te pas komt.
Wie welke gegevens überhaupt mag zien, staat in de rollen. Een vrijwilliger ziet zijn eigen gegevens; telefoonnummers, certificaten en notities van anderen zijn er alleen voor wie ze nodig heeft.
De privacyverklaring, de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst staan gewoon op deze site. Wijzigen we er iets aan, dan lees en accepteer je de nieuwe versie in het portaal — ook dat komt in het logboek.
Zo werkt het
- Je stelt de rollen in, zodat iedereen alleen ziet wat hij nodig heeft.
- Je kiest hoe lang je gegevens van gestopte leden bewaart.
- Het logboek houdt vanzelf bij wie wat wijzigt.
- Een verzoek van een lid handel je af met de downloadknop of door te anonimiseren.
- De verwerkersovereenkomst en de voorwaarden staan klaar; wijzigingen accepteer je in het portaal.
Veelgestelde vragen over het logboek en de AVG
Staat je vraag er niet bij? Bel of mail ons, je krijgt een mens aan de lijn.
Eén knop. Je downloadt alle gegevens van dat lid in één bestand: profiel, certificaten, aanmeldingen en de historie. Het lid kan dat trouwens ook zelf doen vanuit zijn eigen profiel.
Het meeste staat al klaar: een verwerkersovereenkomst, hosting in de EU, rollen die bepalen wie wat ziet, en een logboek dat vastlegt wat er gebeurt. Wat jullie zelf kiezen, is hoe lang je gegevens van gestopte leden bewaart; daarna anonimiseert het portaal ze vanzelf.
Wie wat heeft gewijzigd, en wanneer. Leden, activiteiten, aanmeldingen, rollen, instellingen, koppelingen en facturen: van elke wijziging staat de oude en de nieuwe waarde erin. Je filtert op wie, wat en wanneer, dus een vraag achteraf is een kwestie van zoeken in plaats van gissen.
Op servers in de Europese Unie. Je krijgt een verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring en voorwaarden staan gewoon op de site. Wijzigen we daar iets aan, dan lees en accepteer je de nieuwe versie in het portaal.
Je anonimiseert hem. De persoonsgegevens verdwijnen onomkeerbaar, terwijl de aantallen en de historie blijven kloppen — anders zou je rooster van vorig jaar ineens gaten vertonen. Dat gebeurt handmatig als iemand erom vraagt, of vanzelf na de bewaartermijn die jullie instellen.
Zo doe je het, stap voor stap
Praat 20 minuten met iemand die EHBO-planning snapt
Geen standaard verkooppraatje. Vertel hoe jullie het nu regelen, dan laten we zien hoe rooster, certificaten en materiaal in het portaal werken – en of het bij jullie past.
- Je kiest een datum en tijd die je schikken.
- 20 minuten samen door het portaal, met jouw vragen als route.
- Daarna krijg je een proefomgeving en een prijs op maat.
Kies een moment
Wanneer schikt het?
Geen verkooppraatje, geen creditcard. Je kunt altijd afzeggen.