Certificaatsoorten instellen
Certificaatsoorten zijn de diploma’s en certificaten waarmee je organisatie werkt, zoals EHBO diploma, Reanimatie & AED of BHV. Zo maak je er een aan en stel je in hoe lang hij geldig is.
Je gebruikt een certificaatsoort op twee plekken: bij de certificaten van je leden, en bij tijdsloten waarvoor een certificaat nodig is. Een rijbewijs, VOG of ander document stel je apart in, zie “Documentsoorten instellen”.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software.
- Je hebt het recht om certificaatsoorten te beheren. Zie je Certificaatsoorten niet in het menu? Vraag dan je beheerder om hulp.
- Je weet hoeveel maanden het certificaat geldig is.
Stap 1: Ga naar Certificaatsoorten
Klik links in het menu op Certificaatsoorten.
Stap 2: Klik op Certificaatsoort aanmaken
Je ziet de certificaatsoorten die er al zijn. Klik rechtsboven op de rode knop Certificaatsoort aanmaken.
Stap 3: Vul de naam en de geldigheid in
Typ bij Naam hoe het certificaat heet. Bij Omschrijving mag je uitleg zetten, maar dat hoeft niet.
Vul bij Standaard geldigheid (maanden) in hoeveel maanden het certificaat geldig is. Twee jaar is 24 maanden. Klik daarna op Aanmaken.
Goed om te weten: met de geldigheid rekent EHBO Software de datum Verloopt op voor je uit als je een certificaat bij een lid vastlegt. Verloopt het certificaat nooit? Laat het vak dan leeg.
Stap 4: De certificaatsoort is aangemaakt
Rechtsboven zie je de melding Aangemaakt. Je kunt de certificaatsoort nu kiezen bij de certificaten van je leden en bij activiteiten.
Tip: ben je een certificaat bij een lid aan het vastleggen en mis je de soort? Dan maak je hem ook meteen daar aan, met het plusteken naast het vak Certificaatsoort. Zie “Certificaten en documenten van een lid vastleggen”.
Stap 5: Bekijk wie een certificaat heeft, of pas een soort aan
Ga terug naar Certificaatsoorten in het menu. In de lijst zie je per soort het Aantal certificaten. Klik op dat getal om de leden met dit certificaat te zien.
Met Bewerken pas je de naam of de geldigheid aan. Verwijderen zie je alleen bij een soort die niet in gebruik is: hij is bij geen enkel lid vastgelegd en geen rol bij een tijdslot vraagt erom.
Let op: pas je de geldigheid aan? Dat geldt alleen voor certificaten die je daarna vastlegt. Certificaten die er al staan, houden hun eigen datum.
Lukt het niet?
- Je krijgt een foutmelding bij Naam: er bestaat al een certificaat- of documentsoort met deze naam. Kies een andere naam, of pas de bestaande soort aan.
- Je ziet geen knop Verwijderen: de soort is nog in gebruik. Er hangen nog certificaten van leden aan, of een rol bij een tijdslot vraagt om dit certificaat. Haal de soort eerst bij die rol weg.
- Je ziet de documentsoorten niet: dat is sinds kort een apart recht, Documentsoorten beheren. Vraag je beheerder om dat recht bij je rol te zetten. Zie “Rollen en rechten beheren”.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.