Notities en taken bij een offerte
Leg bij een offerte vast wat je met de klant hebt besproken, zet een taak klaar voor jezelf of een collega, en zie in hetzelfde blok wat er met de offerte is gebeurd.
Rechts op de pagina van een offerte staat het blok Notities en taken. Bovenin zet je een notitie of een taak, daaronder staat de geschiedenis van de offerte: verstuurd, online bekeken, geaccepteerd of afgewezen, het nieuwste bovenaan.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software en de module Facturatie staat aan.
- Je mag offertes bekijken.
- Een offerte, verstuurd of nog een concept.
Stap 1: Typ een notitie en klik op Toevoegen
Open de offerte. Typ rechts in het blok Notities en taken je notitie in het vak, bijvoorbeeld wat je met de opdrachtgever hebt afgesproken. Klik op Toevoegen.
De plek waar je moet klikken heeft in deze uitleg steeds een rood kader. Goed om te weten: notities zijn alleen voor je eigen organisatie. De klant ziet ze niet, ook niet op de online offertepagina.
Stap 2: Een taak? Vink Als taak aan
Moet er later nog iets gebeuren, bijvoorbeeld nabellen als de offerte bijna verloopt? Typ wat er moet gebeuren en vink Als taak aan. Er komen twee vakken bij:
- Kies voor wie de taak is. Laat Voor iedereen staan, of kies een collega die offertes mag zien.
- Vul eventueel bij Uiterlijk een datum in.
Klik op Toevoegen.
Goed om te weten: kies je een collega? Die krijgt een melding bij het belletje en een e-mail met de taak. De tekst van die mail pas je aan bij het sjabloon “Taak bij een offerte”, zie “De teksten van je e-mails aanpassen (e-mailsjablonen)”.
Stap 3: Vink de taak af als hij klaar is
Een open taak staat bovenaan in een eigen kader, met voor wie hij is en de datum. Is hij klaar? Klik op het vakje ervoor. De taak schuift dan naar de lijst eronder, met wie hem heeft afgevinkt.
Tip: met het kruisje haal je een notitie of taak weg. Dat kan bij je eigen notities, of als je offertes mag beheren.
Stap 4: Lees eronder wat er met de offerte is gebeurd
Onder de notities staat de geschiedenis van de offerte, het nieuwste bovenaan:
- wanneer hij definitief is gemaakt en wanneer hij is verstuurd;
- wanneer de klant hem online heeft bekeken;
- of hij is geaccepteerd of afgewezen, en met welke opties;
- of er een activiteit of een conceptfactuur uit is gemaakt.
Wat de klant zelf online doet, staat er als de klant bij. Zo zie je in één blok wat er is afgesproken én wat er is gebeurd.
Tip: zoek je hetzelfde bij een factuur? Dat werkt precies zo, en daar kun je ook een bijlage meesturen. Zie Notities, taken en bijlagen bij een factuur.
Lukt het niet?
- Melding “Typ eerst een notitie of taak.”: het vak is nog leeg. Typ eerst wat je wilt vastleggen.
- De collega die je zoekt staat niet in de lijst: alleen leden die offertes mogen zien kun je een taak geven. Vraag je beheerder om het recht, of kies Voor iedereen.
- Je ziet het blok niet: de module Facturatie staat uit, of je mag geen offertes bekijken.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.