Kostenregels van een activiteit aan een bestaande factuur toevoegen
Heb je een conceptfactuur gemaakt en komen er daarna nog kosten bij de activiteit? Dan hoef je niet opnieuw te beginnen. Met één klik zet je de nieuwe kostenregels onderaan op het concept.
EHBO Software houdt bij welke kostenregels van een activiteit nog niet op een factuur staan en laat het je zien op de factuur.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software en de module Facturatie staat aan.
- Je hebt het recht om facturen te maken en te bewerken. Zie je de knop uit stap 3 niet? Vraag dan je beheerder om hulp.
- Een conceptfactuur die vanaf een activiteit is gemaakt. Zie Een conceptfactuur maken vanaf een activiteit.
- Bij die activiteit staan kostenregels die nog niet op de factuur staan. Zie Kostenregels bij een activiteit zetten.
Stap 1: Ga naar Facturen
Klik links in het menu onder Financieel op Facturen.
De plek waar je moet klikken heeft in deze uitleg steeds een rood kader.
Stap 2: Open de conceptfactuur
Klik boven de lijst op het tabblad Concept. Klik achter de factuur van de activiteit op Bekijken.
Tip: je kunt ook vanaf de activiteit gaan: open de activiteit, klik op het tabblad Kosten en dan op Conceptfactuur updaten. Dat doet hetzelfde als de stappen hieronder.
Stap 3: Klik op Nieuwe kostenregels toevoegen
Bovenaan de factuur staat de knop Nieuwe kostenregels toevoegen. Het cijfer bij de knop is het aantal kostenregels dat nog niet op de factuur staat. Klik op de knop.
Zie je deze knop niet? Dan staan alle kostenregels van de activiteit al op een factuur. De knop verschijnt alleen als er nog regels klaarstaan.
Stap 4: Controleer de regels en klik op Toevoegen
Er verschijnt een venster met de kostenregels die erbij komen: de omschrijving, het aantal, de prijs en het totaal. Klopt het? Klik op Toevoegen.
Stap 5: De regels staan op de factuur
De nieuwe regels staan onderaan de factuur en het totaal is aangepast. Rechts, onder Notities en taken, staat hoeveel kostenregels er zijn toegevoegd. Wil je de nieuwe regels nog aanpassen? Klik dan rechtsboven op Bewerken.
Goed om te weten: vergeet je deze stap en klik je meteen op Versturen? Dan vraagt EHBO Software eerst: Er staan nog kostenregels klaar. Je kiest dan Toevoegen aan de factuur of Versturen zonder deze regels.
Lukt het niet?
- Je ziet de knop Nieuwe kostenregels toevoegen niet: er staan geen nieuwe kostenregels klaar, de factuur is al verstuurd, of je hebt niet het recht om facturen te bewerken. Bij een verstuurde factuur maak je voor nieuwe kosten een nieuwe conceptfactuur vanaf de activiteit.
- Je kunt een kostenregel bij de activiteit niet meer bewerken: de regel staat op een factuur. Pas de regel aan in de conceptfactuur.
- De factuur hoort niet bij een activiteit: dan is er geen knop. Typ de regels zelf in de factuur via Bewerken.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.