Een coördinator of begeleider aan een activiteit koppelen
Zo geef je aan wie een activiteit begeleidt. Je kiest één of meer leden als verantwoordelijke, voor de hele activiteit of voor één tijdslot. Staat iemand nog niet in je ledenlijst? Dan nodig je die meteen uit.
De verantwoordelijke is het aanspreekpunt voor de deelnemers. Zijn of haar naam en telefoonnummer staan in de e-mails die deelnemers over de activiteit krijgen. Wat de coördinator daarna zelf ziet en doet, staat in “Aan de slag als coördinator van een activiteit”.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software.
- Je hebt het recht om activiteiten te bewerken. Zie je de knop uit stap 2 niet? Vraag dan je beheerder om hulp.
- Een activiteit die al is aangemaakt. Bij het aanmaken kun je de verantwoordelijke ook meteen kiezen, op het scherm Basis.
- De rechten voor activiteiten staan per soort: evenementen, cursussen en herhalingslessen. Je hebt het recht nodig voor de soort waarmee je werkt. Zie “Rollen en rechten beheren”.
Stap 1: Open de activiteit
Klik links in het menu op Activiteiten. Typ bij Zoeken een deel van de naam. Klik daarna op de naam van de activiteit.
De plek waar je moet klikken heeft in deze uitleg steeds een rood kader.
Stap 2: Klik op Basisgegevens bewerken
Klik bovenaan de pagina op Basisgegevens bewerken. Er verschijnt een venster met de gegevens van de activiteit.
Stap 3: Zoek het lid op bij Verantwoordelijke(n)
Klik in het venster op het veld Verantwoordelijke(n) en typ een paar letters van de naam. Klik op de naam in het lijstje. Wil je meer mensen? Herhaal dit dan.
Tip: een verkeerde naam gekozen? Klik op het kruisje achter de naam in het veld.
Stap 4: Staat de persoon er nog niet in? Klik op de plus
Staat de begeleider nog niet in je ledenlijst? Klik dan op de + rechts naast het veld. Er verschijnt het venster Nieuw lid uitnodigen.
Vul de Voornaam, de Achternaam en het E-mailadres in en klik op Aanmaken. De persoon wordt lid, krijgt een uitnodiging per e-mail en staat meteen in het veld Verantwoordelijke(n).
Let op: een nieuw lid neemt een plek in je pakket in. Is je pakket vol? Dan krijg je een melding en wordt er niemand uitgenodigd.
Stap 5: Klik op Verzenden
Klik onderaan het venster op Verzenden. Je ziet de melding Activiteit bijgewerkt. Op de pagina staat de naam nu bij Verantwoordelijke(n).
Stap 6: Andere begeleider voor één tijdslot? Klik op Tijdslot bewerken
Heeft een activiteit meer tijdsloten, elk met een eigen begeleider? Ga dan op de pagina naar Tijdsloten & aanmeldingen en klik bij dat tijdslot op Tijdslot bewerken.
Stap 7: Kies de verantwoordelijke voor dit tijdslot en klik op Opslaan
Onderaan het venster staat het veld Verantwoordelijke(n) voor dit tijdslot. Kies daar de naam, net als in stap 3. Klik daarna op Opslaan.
Goed om te weten: laat je dit veld leeg? Dan gelden voor dit tijdslot de verantwoordelijken van de hele activiteit. Vul je het wel in? Dan krijgen de deelnemers van dit tijdslot deze naam als contactpersoon in hun e-mails.
Lukt het niet?
- Je vindt de naam niet in het lijstje: alleen leden van je organisatie staan erin. Typ een ander deel van de naam, of nodig de persoon uit met de +.
- Melding dat iemand al lid is: deze persoon staat al in je ledenlijst, misschien met een ander e-mailadres. Zoek de naam op in het veld.
- Melding over het aantal plekken: je pakket is vol. Archiveer een lid dat gestopt is, of vraag je beheerder om een groter pakket.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.