Een verstuurde factuur bewerken of verwijderen
Staat er een fout in een factuur die al is verstuurd? Je kunt de regels, het contact en de teksten nog aanpassen, of de factuur verwijderen. EHBO Software waarschuwt je eerst, want de klant heeft de factuur al.
Meestal is een creditfactuur de nette oplossing: de klant ziet dan precies wat er is veranderd. Zie Een creditfactuur maken. Is het een kleine fout, bijvoorbeeld een verkeerd aantal of een tikfout? Dan kun je de factuur ook zelf bewerken.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software en de module Facturatie staat aan.
- Je hebt het recht om facturen te bewerken én te versturen. Zie je de knop uit stap 1 niet? Vraag dan je beheerder om hulp.
- Een verstuurde factuur. Een concept pas je gewoon aan met Bewerken, zonder waarschuwing.
Stap 1: Open de factuur en klik op Bewerken
Ga naar Financieel > Facturen en klik achter de factuur op Bekijken. Klik rechtsboven op Bewerken.
De plek waar je moet klikken heeft in deze uitleg steeds een rood kader.
Stap 2: Lees de waarschuwing en klik op Ga verder met bewerken
Er verschijnt een venster Deze factuur is al verzonden. Het is niet handig om een factuur te veranderen zonder dat de klant het weet.
Wil je toch verder? Klik op Ga verder met bewerken.
Goed om te weten: het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum en de workflow blijven altijd zoals ze zijn. Het contact, de referentie, de tekst boven de regels en de regels kun je wel aanpassen.
Stap 3: Pas de factuur aan en klik op Wijzigingen opslaan
Klik op het deel van de factuur dat je wilt veranderen, bijvoorbeeld de factuurregels. Pas het aan, net als bij een concept.
Klik daarna onder de factuur op Wijzigingen opslaan.
Let op: een verstuurde factuur kan niet negatief worden. Moet er geld terug naar de klant? Maak dan een creditfactuur.
Stap 4: Lees de melding
Rechtsboven zie je de melding Factuur bijgewerkt. De PDF van de factuur is vernieuwd. Is er al (een deel) betaald? Dan rekent EHBO Software de status opnieuw uit, bijvoorbeeld naar Betaald.
Stap 5: Stuur de klant de nieuwe versie
De klant heeft de nieuwe versie nog niet. Klik rechtsboven op Verzenden en dan op Verzend factuur opnieuw. Je kunt de tekst van de e-mail aanpassen, bijvoorbeeld met een korte uitleg van wat er is veranderd.
Stap 6: Een verstuurde factuur verwijderen: klik op Extra en dan op Verwijder factuur
Moet de factuur helemaal weg, bijvoorbeeld omdat hij naar de verkeerde klant is gestuurd? Klik rechtsboven op Extra en dan op Verwijder factuur.
Stap 7: Lees de waarschuwing en klik op Verwijderen
Er verschijnt een venster met een waarschuwing. Verwijderen laat een gat in je factuurnummering, en je moet facturen 7 jaar bewaren. Betalingen, bijlagen en de PDF gaan ook weg. De kostenregels van de activiteit komen weer vrij, zodat je ze opnieuw kunt factureren.
Weet je het zeker? Klik op Verwijderen. Dit kun je niet ongedaan maken.
Goed om te weten: het nummer van een verwijderde factuur wordt niet opnieuw gebruikt. In het Logboek blijft een korte regel staan dat de factuur is verwijderd, en door wie.
Lukt het niet?
- Je ziet de knop Bewerken niet bij een verstuurde factuur: je hebt niet het recht om facturen te versturen, de factuur is oninbaar, of het is een verstuurde creditfactuur. Die kun je niet bewerken.
- Melding “Een verstuurde factuur kan niet negatief worden”: het nieuwe totaal is lager dan nul. Zet de regels terug en maak een creditfactuur. Zie Een creditfactuur maken.
- Je wilt het factuurnummer of de datum veranderen: dat kan niet bij een verstuurde factuur. Maak een creditfactuur en een nieuwe factuur.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.