Een creditfactuur maken
Klopt er iets niet aan een verstuurde factuur, of gaat een opdracht niet door? Dan maak je een creditfactuur. Die draait de factuur helemaal of voor een deel terug, en de klant ziet netjes wat er is veranderd.
EHBO Software zet de regels van de factuur voor je klaar met een min ervoor. Jij controleert en verstuurt.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software en de module Facturatie staat aan.
- Je hebt het recht om facturen te maken en te bewerken. Om de creditfactuur te versturen heb je ook het recht nodig om facturen te versturen.
- Een verstuurde factuur die je wilt terugdraaien.
Stap 1: Ga naar Facturen en open de factuur
Klik links in het menu onder Financieel op Facturen. Klik achter de factuur die je wilt terugdraaien op Bekijken.
De plek waar je moet klikken heeft in deze uitleg steeds een rood kader.
Stap 2: Klik op Extra en dan op Dupliceer naar creditfactuur
Klik rechtsboven op Extra. Er klapt een menu open. Klik op Dupliceer naar creditfactuur.
Goed om te weten: een verstuurde factuur kun je ook bewerken of verwijderen, maar de klant heeft hem dan al. Een creditfactuur is duidelijker voor de klant en voor je boekhouding.
Stap 3: Klik op Creditfactuur maken
Er verschijnt een venster met uitleg. Klik op Creditfactuur maken. Er wordt nog niets verstuurd: je krijgt eerst een concept.
Stap 4: Controleer de conceptcreditfactuur en sla op
Je ziet de creditfactuur met alle regels van de factuur als negatief bedrag. Bovenaan staat vanzelf de regel Creditfactuur voor factuur met het nummer van de oorspronkelijke factuur. Dat is een tekstregel: hij staat dikgedrukt op de creditfactuur en telt niet mee in het bedrag. Wil je de hele factuur terugdraaien? Dan hoef je niets te veranderen.
Wil je maar een deel terugdraaien? Ga met je muis naar de factuurregels, klik op Bewerken en pas de regels aan of haal regels weg. Klik daarna op Klaar.
Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.
Stap 5: Klik op Versturen
Je bent terug op de pagina van de creditfactuur. Klik rechtsboven op Versturen.
Stap 6: Klik op Definitief maken en versturen
Het venster Creditfactuur versturen opent. Links staan het e-mailadres en het bericht, rechts de creditfactuur. Klik linksonder op Definitief maken en versturen.
Let op: na deze klik is de creditfactuur definitief en heeft de klant hem.
Stap 7: De creditfactuur is verstuurd en verrekend
De creditfactuur heeft een eigen factuurnummer gekregen. Bij Creditering van staat het nummer van de oorspronkelijke factuur. Stond die factuur nog open? Dan is het bedrag meteen verrekend en staat de status op Verrekend.
Goed om te weten: had de klant de factuur al betaald? Dan staat de status op Terug te betalen. Maak het geld over naar de klant en klik daarna op Terugbetaling registreren.
Stap 8: Bekijk de oorspronkelijke factuur
Klik bij Creditering van op het factuurnummer. De oorspronkelijke factuur staat nu op Betaald, met een betaling van het soort Verrekening. De klant hoeft deze factuur dus niet meer te betalen.
Goed om te weten: de kostenregels van de activiteit komen weer vrij. Je kunt ze aanpassen en er een nieuwe, goede factuur van maken.
Lukt het niet?
- Je ziet Dupliceer naar creditfactuur niet in het menu Extra: de factuur is nog een concept, is zelf een creditfactuur, of is al helemaal gecrediteerd. Een concept kun je gewoon bewerken of verwijderen.
- Je maakt een factuur en bovenaan staat “Het totaal is negatief: dit wordt een creditfactuur”: ook zo ontstaat een creditfactuur, zonder koppeling aan een oude factuur. Er wordt dan niets verrekend. Registreer de terugbetaling zelf als je het geld hebt overgemaakt.
- Je krijgt een concept te zien dat er al was: voor deze factuur stond al een conceptcreditfactuur klaar. Die wordt opnieuw geopend.
- Je wilt de creditfactuur toch niet: zolang hij een concept is, kun je hem verwijderen met Extra > Concept verwijderen.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.