Leden & communicatie

Een lid anonimiseren (definitief wissen)

Gepubliceerd op 6 stappen 4 min leestijd

Vraagt een oud-lid om zijn of haar gegevens te wissen? Met Anonimiseren haal je de persoonsgegevens van een gearchiveerd lid definitief weg. Dit kun je niet terugdraaien, daarom bevestig je het door een woord te typen.

Archiveren bewaart de gegevens; anonimiseren wist ze. EHBO Software anonimiseert een gearchiveerd lid 180 dagen na het archiveren vanzelf. Wil je dat eerder, bijvoorbeeld bij een verzoek volgens de AVG (het “recht op vergetelheid”), dan doe je het met deze uitleg zelf.

Vraagt een lid om zijn gegevens te laten verwijderen? Dat loopt altijd via jouw organisatie: een lid kan zijn account niet zelf verwijderen.

Wat heb je nodig?

  • Je bent ingelogd in EHBO Software.
  • Je hebt het recht om leden te archiveren. Zie je de knop uit stap 4 niet? Vraag dan je beheerder om hulp.
  • Het lid is al gearchiveerd. Is dat nog niet zo? Zie eerst de uitleg “Een lid archiveren of weer activeren”.
  • Wil het lid nog een kopie van de gegevens? Download die dan eerst (zie “De gegevens van een lid downloaden (AVG-verzoek)”). Na het anonimiseren kan dat niet meer.

Stap 1: Ga naar Leden

Klik links in het menu op Leden.

Het menu van EHBO Software met het onderdeel Leden gemarkeerd

De plek waar je moet klikken heeft in deze uitleg steeds een rood kader.

Stap 2: Klik op het tabblad Gearchiveerd

Boven de lijst staan de tabbladen Alle, Actief en Gearchiveerd. Klik op Gearchiveerd. Je ziet nu alleen de leden die gestopt zijn.

De pagina Leden met het tabblad Gearchiveerd gemarkeerd

Stap 3: Zoek het lid op en klik op de naam

Typ de naam van het lid in het vak Zoeken, rechts boven de lijst. Klik daarna op de naam van het lid.

De lijst met de zoekopdracht Jelle Vermeer, de status Gearchiveerd en de naam van het lid gemarkeerd

Stap 4: Klik op Anonimiseren

Je ziet nu de pagina van het lid. Klik rechtsboven op de rode knop Anonimiseren.

De pagina van een gearchiveerd lid met rechtsboven de knop Anonimiseren gemarkeerd

Zie je deze knop niet? De knop staat er alleen bij een lid dat gearchiveerd is en nog niet geanonimiseerd. Ook als je als medewerker van EHBO Software meekijkt, is anonimiseren niet mogelijk.

Stap 5: Typ VERWIJDEREN en klik op Verzenden

Er verschijnt het venster Lid anonimiseren? met uitleg over wat er gebeurt. Lees die rustig door.

Wil je doorgaan? Typ dan in het vak het woord VERWIJDEREN, precies zo, in hoofdletters. Klik daarna op Verzenden. Twijfel je? Klik op Annuleren; er gebeurt dan niets.

Het venster Lid anonimiseren met het woord VERWIJDEREN ingetypt en de knop Verzenden gemarkeerd

Let op: dit is de laatste stap. Na Verzenden kun je niets meer terughalen.

Stap 6: Dit gebeurt er

Je ziet de melding Lid geanonimiseerd. Vanaf dat moment:

  • De certificaten van het lid bij jouw organisatie zijn verwijderd, ook de bestanden. De notitie en de functietitel zijn gewist.
  • Bij activiteiten waar het lid aan meedeed, staat voortaan “Verwijderd lid”. De aantallen in je overzichten kloppen dus nog.
  • Was dit de laatste organisatie van deze persoon in EHBO Software? Dan wordt ook het account gewist: de naam wordt “Verwijderd” en de gebruikersnaam, het e-mailadres, het telefoonnummer, het wachtwoord, de vakanties, de ICE-contacten en de agenda-koppeling verdwijnen. Inloggen kan daarna niet meer.
  • Is de persoon nog lid van een andere organisatie? Dan blijft het account gewoon bestaan; alleen de gegevens bij jouw organisatie zijn weg.
  • Het lid staat niet meer in je ledenlijst, ook niet bij Gearchiveerd.
  • In het Logboek komt alleen te staan dát er een lid is geanonimiseerd, zonder persoonsgegevens. Ook uit de oudere regels in het Logboek over dit lid zijn de gegevens gehaald. Het lid krijgt hier geen e-mail van.

Goed om te weten: de gewiste gegevens komen niet terug, ook niet als je het lid later weer activeert. Komt de persoon later terug? Nodig hem of haar dan opnieuw uit. Was het account ook gewist, dan wordt er een nieuw account gemaakt.

Lukt het niet?

  • Melding “Typ precies “VERWIJDEREN” om te bevestigen.”: je hebt het woord anders getypt. Let op de hoofdletters en typ geen spaties ervoor of erna.
  • Je ziet de knop Anonimiseren niet: het lid is nog actief (archiveer het eerst), is al geanonimiseerd, of je hebt niet het recht om leden te archiveren.
  • Het lid wil alleen dat het niet meer kan inloggen: dan is archiveren genoeg. Daarbij blijven alle gegevens bewaard en kun je het lid later weer activeren.
  • Het lid wil eerst een kopie van zijn gegevens: klik op de pagina van het lid op Gegevens exporteren vóór je anonimiseert.
  • Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.

Lees ook

Alle kennisbank-items
Leden & communicatie Een nieuw lid uitnodigen Zo voeg je een nieuw lid toe aan je organisatie. Het lid krijgt een e-mail met een uitnodiging…
Leden & communicatie Een uitnodiging opnieuw versturen of intrekken Heeft een nieuw lid de uitnodiging niet ontvangen, of heb je de verkeerde persoon uitgenodigd? Zo stuur je…
Leden & communicatie Een lid archiveren of weer activeren Stopt een lid bij je organisatie? Dan archiveer je het lid. De plek in je pakket komt vrij…
Leden & communicatie Rollen toewijzen aan een lid Met een rol bepaal je wat een lid mag zien en doen in EHBO Software, bijvoorbeeld als coördinator…