Samenwerken met een andere organisatie
Werk je samen met een EHBO-vereniging uit de buurt? Met een samenwerking kun je activiteiten met elkaar delen, zodat hun leden zich bij jullie kunnen aanmelden en andersom. Zo vraag je een samenwerking aan en zo accepteer je er een.
De ene organisatie vraagt de samenwerking aan, de andere accepteert hem. In het voorbeeld vraagt EHBO Vereniging Snaterdam een samenwerking aan met EHBO Vereniging Zwaanenburg.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software.
- Je hebt het recht om de instellingen te beheren. Zie je Samenwerkingen niet in het menu? Vraag dan je beheerder om hulp.
- De andere organisatie gebruikt ook EHBO Software.
- De naam van de andere organisatie, of het e-mailadres van een beheerder daar.
Stap 1: Ga naar Samenwerkingen
Klik links in het menu, onder Organisatie, op Samenwerkingen.
De plek waar je moet klikken heeft in deze uitleg steeds een rood kader.
Stap 2: Klik op Samenwerking aanvragen
Klik rechtsboven op de rode knop Samenwerking aanvragen.
Stap 3: Zoek de organisatie en klik op Verzenden
Er verschijnt een venster. Bovenaan staat Zoeken op naam al aangevinkt. Klik op het vak Organisatie, typ een deel van de naam en klik op de juiste organisatie.
Klik daarna op Verzenden. Rechtsboven zie je de melding Aanvraag verstuurd.
Vind je de organisatie niet? Je vindt alleen organisaties die zich vindbaar hebben gemaakt. Kies dan Uitnodigen via e-mailadres van een beheerder en vul het e-mailadres in van een beheerder van die organisatie. Hij of zij krijgt een e-mail en kan de samenwerking accepteren.
Stap 4: Wacht op het antwoord
De aanvraag staat nu in de lijst met de status In afwachting. De beheerders van de andere organisatie krijgen bericht van je aanvraag. Je hoeft nu niets meer te doen.
Vergist? Klik achter de aanvraag op de drie puntjes en kies Aanvraag intrekken. Dat kan zolang de andere organisatie nog niet heeft geantwoord.
Stap 5: Een aanvraag accepteren (de andere organisatie)
Heeft een andere organisatie een samenwerking met jullie aangevraagd? Dan zie je in het menu een cijfer achter Samenwerkingen. In de lijst staat onder de naam van de organisatie “Aanvraag van hen”.
Klik achter de aanvraag op de drie puntjes en kies Accepteren. Wil je niet samenwerken? Kies dan Afwijzen.
Ben je via je e-mailadres uitgenodigd? Dan staat de uitnodiging boven de lijst, onder Uitnodigingen voor jou. Klik daar op Accepteren en kies voor welke organisatie je accepteert.
Stap 6: Bevestig je keuze
Je krijgt de vraag of je het zeker weet. Klik op Bevestigen. Rechtsboven zie je de melding Samenwerking geaccepteerd. De organisatie die de aanvraag deed, krijgt bericht.
Stap 7: De samenwerking is actief
Bij allebei de organisaties staat de samenwerking nu in de lijst met de status Actief.
Er wordt nog niets gedeeld met elkaars leden. Je beslist per activiteit of je samenwerkt: open de activiteit, klik op Meer acties en kies Samenwerkingen. De leden van de andere organisatie zien die activiteit dan en kunnen zich aanmelden.
Stoppen met samenwerken? Klik achter de samenwerking op de drie puntjes en kies Samenwerking beëindigen. Activiteiten waaraan jullie samenwerken, zijn dan niet meer zichtbaar voor elkaars leden. Aanmeldingen die er al zijn, blijven staan.
Lukt het niet?
- Je vindt de organisatie niet op naam: de organisatie heeft zich niet vindbaar gemaakt. Nodig een beheerder uit via zijn of haar e-mailadres (zie de tip bij stap 3). Of vraag de organisatie om bij Instellingen, tabblad Privacy, Vindbaar voor andere organisaties aan te zetten.
- Melding “Er loopt al een samenwerking of aanvraag met deze organisatie.”: kijk in de lijst. De samenwerking is al actief, of er staat nog een aanvraag open.
- Melding “Er staat al een uitnodiging open voor dit e-mailadres.”: je hebt deze persoon al uitgenodigd. Wacht op het antwoord, of trek de oude aanvraag eerst in.
- Melding “Te veel uitnodigingen in korte tijd; probeer het later opnieuw.”: je kunt per uur een beperkt aantal uitnodigingen per e-mail versturen. Probeer het een uur later nog eens.
- De andere organisatie reageert niet: vraag een beheerder daar om in EHBO Software bij Samenwerkingen te kijken.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.