Materiaal uitgeven en terugnemen
Zo leg je vast wie gereserveerd materiaal meeneemt en wie het terugbrengt. Je ziet altijd waar je spullen zijn, of alles compleet is teruggekomen en hoeveel er is verbruikt.
Meenemen is het moment dat iemand het materiaal ophaalt. Terugbrengen is het moment dat het weer terug is. In EHBO Software heten de knoppen Meegenomen en Teruggebracht.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software.
- Je hebt het recht om uitgifte en retour te verwerken. Zie je de knoppen uit stap 3 en 5 niet? Vraag dan je beheerder om hulp.
- Het materiaal is al gereserveerd. Zie “Materiaal reserveren voor een activiteit”.
Stap 1: Ga naar Materiaal
Klik links in het menu op Materiaal. Je vindt het onder Materiaal & kennisbank.
De plek waar je moet klikken heeft in deze uitleg steeds een rood kader.
Stap 2: Klik op het materiaal
Je ziet de lijst met al het materiaal. Klik op het materiaal dat wordt meegenomen.
Stap 3: Klik op Meegenomen
Op het tabblad Reserveringen zie je alle reserveringen van dit materiaal. Zoek de goede regel op en klik rechts op Meegenomen.
Zie je de knop niet? Op een kleiner scherm past de tabel niet helemaal in beeld. Schuif de tabel dan naar rechts.
Stap 4: Kies wie het materiaal meeneemt
Er opent het venster Materiaal meegenomen?. Bovenaan staat om welk materiaal het gaat.
Bij Meegenomen door staat standaard Ikzelf. Neemt iemand anders het mee? Kies dan Een ander lid. Er verschijnt een vak: klik erop en kies het lid. Je kunt een deel van de naam typen om te zoeken.
Klik op Meegenomen. Je ziet de melding Uitgifte geregistreerd.
Stap 5: Klik op Teruggebracht als het materiaal terug is
De status van de reservering is nu Uitgegeven. Is het materiaal weer terug? Klik dan op dezelfde regel op Teruggebracht.
Stap 6: Vul in hoe het materiaal terugkwam
Er opent het venster Materiaal teruggebracht. Vul dit in:
- Teruggebracht door: standaard Ikzelf. Brengt iemand anders het terug? Kies Een ander lid en kies het lid.
- Compleet: staat aan. Mist er iets? Zet het schuifje dan uit.
- Toestandsnotitie: schrijf hier op als er iets kapot, vies of aangebroken is.
- Verbruikte hoeveelheid of Gebruikte hoeveelheid: dit vak moet je invullen. Vul in hoeveel er echt is verbruikt of gebruikt, ook als dat meer of minder is dan er was gereserveerd. Is er niets gebruikt, vul dan 0 in.
Klik op Teruggebracht. Je ziet de melding Retour geregistreerd.
Welk van de twee vakken je ziet, hangt af van het materiaal:
- Verbruikte hoeveelheid: bij materiaal dat opgaat, zoals pleisters. Wat je invult, gaat van de voorraad af.
- Gebruikte hoeveelheid: bij materiaal dat terugkomt, zoals reddingsvesten. De voorraad blijft gelijk. Het aantal telt alleen voor het materiaal en de kosten van de activiteit.
Hoort de reservering bij een activiteit, dan gaan het materiaal en de kostenregel van die activiteit in beide gevallen naar dit aantal. Is de activiteit al gefactureerd, dan blijven de kosten zoals ze zijn.
Zet je Compleet uit of vul je een toestandsnotitie in? Dan krijgen de leden die materiaal mogen beheren daar bericht van.
Goed om te weten: of materiaal opgaat of terugkomt, stel je in bij het materiaal zelf met de schakelaar Verbruiksmateriaal (gaat op bij gebruik). Zie “Materiaal toevoegen (bulkvoorraad of per stuk)”.
Bij materiaal met een eigen nummer per stuk staat er geen verbruikte of gebruikte hoeveelheid. Daar staan de stukken met een vinkje. Haal het vinkje weg bij een stuk dat niet terug is: de retour telt dan als niet compleet, met “Niet teruggebracht: …” in de notitie. Is een stuk kapot, zet dan Item(s) uit de running nemen aan. Zie “Materiaal uit de running nemen en vervangend materiaal toewijzen”.
Stap 7: Bekijk de historie
De status van de reservering is nu Geretourneerd. Klik op het tabblad Historie (uitgifte). Daar zie je wie het materiaal meenam, wanneer het terugkwam, of het compleet was, wat er is genoteerd en hoeveel er is verbruikt.
Goed om te weten: dezelfde knoppen Meegenomen en Teruggebracht staan ook op het tabblad Materiaal van de activiteit. Daar zie je in de kolom Status wie het materiaal meenam en wie het terugbracht. Een coördinator van de activiteit kan het materiaal ook zelf als meegenomen en teruggebracht melden, op de pagina van de activiteit. Dat gaat dan altijd op zijn eigen naam.
Lukt het niet?
- Je ziet geen knop Meegenomen of Teruggebracht: je hebt niet het recht om uitgifte en retour te verwerken. Of de reservering is al vrijgegeven. Vraag je beheerder om hulp.
- Je kunt niet op Teruggebracht klikken omdat er een melding bij Verbruikte hoeveelheid of Gebruikte hoeveelheid staat: dat vak is verplicht. Vul het aantal in dat is verbruikt of gebruikt, of 0 als er niets is gebruikt.
- Bij Een ander lid kun je niet verder: kies eerst een lid in het vak eronder, of kies weer Ikzelf.
- Je krijgt de melding “Dit materiaal is al meegenomen.” of “Dit materiaal is al teruggebracht.”: iemand anders heeft het net verwerkt. Ververs de pagina.
- Bij het materiaal staat “Retour te laat”: de eindtijd van een reservering is voorbij, maar er is nog niets teruggebracht. Open het materiaal en klik bij die reservering op Teruggebracht zodra het materiaal terug is. Is het materiaal nooit meegenomen? Klik dan op Vrijgeven.
- Er staat geen reservering: maak eerst een reservering met de knop Materiaal reserveren. Daarna kun je het materiaal meegeven.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.