Afwijkende contactgegevens beoordelen en een contact archiveren
Stuurt een bekende klant een aanvraag met een nieuw adres of telefoonnummer? Dan kies je zelf wat je overneemt. Je leest ook hoe je een oud contact archiveert en terugzet, en hoe je een btw-nummer laat controleren.
EHBO Software herkent een klant die al bekend is. Wijken de gegevens in de aanvraag af, dan verandert er niets vanzelf: jij beslist.
Wat heb je nodig?
- Je bent ingelogd in EHBO Software.
- Je hebt het recht om contacten te beheren. Zie je de knoppen uit deze uitleg niet? Vraag dan je beheerder om hulp.
- Ga naar Financieel > Contacten.
Stap 1: Zoek het label Afwijkende gegevens
In de lijst met contacten staat bij sommige contacten het gele label Afwijkende gegevens. Er is dan een aanvraag binnengekomen met andere gegevens dan jij van dit contact hebt.
Klik op de naam van het contact om het te openen.
De plek waar je moet klikken heeft in deze uitleg steeds een rood kader.
Stap 2: Klik op Wijzigingen beoordelen
Rechtsboven staat de gele knop Wijzigingen beoordelen. Het rode getal erop is het aantal aanvragen met afwijkende gegevens. Klik op de knop.
Stap 3: Vink aan wat je overneemt en klik op Geselecteerde overnemen
Je ziet uit welke aanvraag de gegevens komen. Per gegeven staat wat je nu hebt en wat er is ingestuurd, bijvoorbeeld Huidig: Reigerlaan 3 → Ingestuurd: Reigerlaan 5.
Vink aan wat je wilt overnemen. Klik dan op Geselecteerde overnemen. Wat je niet aanvinkt, blijft zoals het is.
Tip: klopt er niets van? Klik dan op Negeren. Het contact blijft zoals het is en het label verdwijnt. Een gegeven dat bij jou nog leeg is, staat al aangevinkt.
Stap 4: Een oud contact opruimen: klik op Archiveren
Werk je niet meer met een klant? Dan kun je het contact archiveren. Open het contact en klik rechtsboven op Archiveren.
Goed om te weten: Verwijderen kan alleen bij een contact dat nog nergens aan gekoppeld is. Is het contact al gebruikt, archiveer het dan.
Stap 5: Klik op Bevestigen
In het venster Archiveren staat wat er gebeurt: je kunt het contact niet meer kiezen bij nieuwe activiteiten. Bestaande activiteiten houden het contact. Klik op Bevestigen.
Je ziet de melding Contact gearchiveerd.
Stap 6: Toch weer nodig? Klik op Terugzetten
Gearchiveerde contacten vind je in de lijst met contacten op het tabblad Gearchiveerd. Open het contact. Bij Gearchiveerd op zie je de datum.
Klik rechtsboven op Terugzetten. Het contact is meteen weer actief; je ziet de melding Contact teruggezet.
Stap 7: Laat het btw-nummer controleren
Klik op het contact rechtsboven op Bewerken. Bovenaan staat het blok Bedrijfsgegevens opzoeken.
Typ het btw-nummer met landcode in het vak Btw-nummer, bijvoorbeeld NL123456789B01. Klik dan op het rondje met het vinkje rechts in het vak (Controleren). EHBO Software vraagt het nummer op bij VIES, de btw-controle van de Europese Unie.
Is het nummer geldig? Dan zie je Btw-nummer is geldig en worden de gegevens die VIES kent voor je ingevuld. Klik daarna onderaan op Wijzigingen opslaan.
Goed om te weten: ook als je het vak verlaat, wordt het nummer gecontroleerd. Voor Nederlandse nummers geeft VIES geen naam en adres terug; die vul je dan zelf in.
Lukt het niet?
- Je ziet “Btw-nummer is niet geldig”: VIES kent dit nummer niet. Controleer het nummer of laat het vak leeg.
- Je ziet “VIES is nu niet bereikbaar”: de btw-controle van de EU is even niet bereikbaar. Probeer het later nog eens of vul de gegevens zelf in.
- Je ziet de knop Wijzigingen beoordelen niet: er staan geen afwijkende gegevens meer open voor dit contact, of je hebt niet het recht om contacten te beheren.
- Een contact staat niet in de lijst: kijk op het tabblad Gearchiveerd.
- Kom je er niet uit? Neem contact met ons op. We helpen je graag.