Alle documenten van de vereniging op één plek
Elke vereniging heeft stukken die iedereen moet kunnen vinden: het protocol bij hitteletsel, de afspraken over materiaal, het draaiboek van het dorpsfeest, de instructie voor nieuwe leden. Die staan nu vaak in een map op iemands computer, in een gedeelde schijf waar niemand meer uit wijs wordt, of ergens halverwege een appgroep.
In het portaal staan ze in mappen, met versies erbij, en bepaal je per map of document wie het mag zien. Wat je deelt is altijd de laatste versie — niet de pdf die iemand vorig jaar heeft gedownload.
De mappen en documenten van de vereniging, met zoeken en de toegang per regel.
Documenten die bij de vereniging blijven
Mappen en versies
Je ordent in mappen en elke wijziging wordt als versie bewaard, met een prullenbak achter de hand.
Toegang per map
Iedereen, alleen bepaalde rollen of alleen beheerders — net als in de rest van het portaal.
Lezen en accepteren
Een document kan verplicht zijn bij een activiteit: zonder akkoord geen aanmelding.
Ordenen zoals jullie werken
Je maakt de mappen die bij jullie vereniging passen — protocollen, draaiboeken, opleidingen, formulieren — en zet daar documenten in. Uploaden kan, maar je kunt een document ook gewoon in het portaal schrijven. Dan ziet iedereen altijd de laatste versie, zonder dat er bestanden heen en weer gaan.
Zoeken gaat op naam én op de tekst ín een document. Omdat het in hetzelfde portaal staat als het rooster, hoeft niemand ergens anders in te loggen.
Niet alles is voor iedereen
Per map of document bepaal je wie het mag zien en wie het mag wijzigen. Het protocol voor hitteletsel is voor iedereen; de evaluatie van een incident is dat niet. Dat regel je met dezelfde rollen als de rest van het portaal, dus je houdt geen tweede rechtenstructuur bij.
- Elke wijziging wordt als versie bewaard; je kunt een oude versie terugzetten.
- Verwijderd is niet weg: de prullenbak bewaart het nog dertig dagen.
- Leden kunnen onder een document reageren, zodat een vraag bij de uitleg blijft staan.
- Wie iets niet mag zien, ziet het ook niet in de lijst.
Ook naar buiten, zonder account
Soms moet iemand buiten de vereniging een stuk kunnen inzien: een organisator die om jullie protocol vraagt, een gemeente die een certificaat wil zien. Daarvoor maak je een link met een wachtwoord en een einddatum. Je kunt hem laten mailen, opnieuw versturen en op elk moment intrekken.
Iedere ontvanger krijgt zijn eigen link, dus je ziet per persoon of er gebruik van is gemaakt en je kunt er één intrekken zonder de anderen te hinderen.
Verplicht lezen voor een dienst
Hangt er een document aan een activiteit — de huisregels van het evenement, een protocol — dan kan het verplicht zijn. Een deelnemer moet het dan lezen en accepteren voordat zijn aanmelding rond is. Je ziet per persoon wie akkoord is, met welke versie en wanneer, en dat kun je downloaden als een opdrachtgever erom vraagt.
Komt er later een nieuwe versie, dan kies je zelf of iedereen opnieuw moet accepteren. Wie te laat is, wordt automatisch afgemeld of kan tot de start alsnog lezen — dat stel je één keer in voor de hele vereniging.
Zo werkt het
- Je zet de mappen op die bij jullie werk passen.
- Je vult ze met protocollen, draaiboeken en formulieren, geüpload of zelf geschreven.
- Per map of document kies je wie het mag zien en wijzigen.
- Moet iemand buiten de vereniging iets inzien? Dan maak je een link met wachtwoord.
- Hoort een document bij een activiteit, dan laat je deelnemers het lezen en accepteren.
Let op het verschil: de bestanden ín het portaal zijn van jullie. De kennisbank op deze site legt uit hoe EHBO Software zelf werkt; die uitleg staat ook in het portaal onder Support.
Veelgestelde vragen over bestandsbeheer
Staat je vraag er niet bij? Bel of mail ons, je krijgt een mens aan de lijn.
Bij elk pakket zit opslag inbegrepen; in Bestanden staat een meter die laat zien hoeveel ervan in gebruik is. Komt die boven de 75%, dan staat er een knop om meer opslag aan te vragen — wij nemen dan contact op en zetten die erbij. Is de opslag vol, dan blijft alles leesbaar en kun je nog opruimen; er gaat nooit iets vanzelf weg.
Ja, net als in een gedeelde schijf. Per map of bestand deel je met iedereen, met een rol of met één lid, en kies je of diegene het mag bekijken of ook bewerken. Een map erft de rechten van de map erboven; zet je hem op beperkt, dan geldt alleen wat je daar instelt. Wie niets gedeeld krijgt, ziet het bestand niet eens staan — geen slotjes op dingen die toch niet opengaan.
Voor alles wat nu in een map op een laptop of in een appgroep rondzwerft: protocollen, afspraken over materiaal, het draaiboek voor het dorpsfeest, een instructie voor nieuwe leden. In Bestanden zet je mappen, uploads en tekstdocumenten op één plek, met de vaste map Kennisbank voor jullie protocollen. Je hoeft er niets voor aan te zetten: Bestanden staat altijd klaar.
Ja, met een externe link. Je kiest of de ontvanger mag downloaden, of er een wachtwoord op zit en tot welke dag de link werkt. Hij hoeft geen account te maken. Je ziet hoe vaak de link is bekeken en door wie hij is gemaakt, en je kunt hem op elk moment intrekken. In het logboek staat elke link en elke wijziging eraan.
Nee. Onze kennisbank (op deze website) legt uit hoe EHBO Software werkt. Bestanden in het portaal is van jullie: daar zet je je eigen protocollen, draaiboeken en formulieren neer, in de map Kennisbank of in mappen die je zelf maakt. De uitleg over het portaal zelf vind je in het portaal onder Support.
Pdf, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, txt, csv en afbeeldingen (jpg, png, gif, webp), tot 50 MB per bestand. We controleren niet alleen de extensie maar ook de inhoud; svg laten we er nooit in. Je kunt ook rechtstreeks een tekstdocument schrijven in het portaal. Van elk bestand blijven de oudere versies bewaard, er is een prullenbak, en leden kunnen onder een bestand reageren zodat vragen bij het document blijven staan in plaats van in een chat.
Zo doe je het, stap voor stap
Probeer EHBO Software 14 dagen gratis
Meld je vereniging aan en ga meteen aan de slag met je rooster, certificaten, materiaal en leden. Liever eerst samen kijken? Kies er een demo van 30 minuten bij.
- Je meldt je organisatie aan in een paar minuten.
- Je organisatie staat meteen voor je klaar, of vlak voor je demo.
- Na de proefperiode kies je je abonnement. Geen opstartkosten.
Gratis proberen
Met of zonder demo
Aanmelden kost een paar minuten. Je betaalt pas als je na de proefperiode verdergaat.
Maandelijks opzegbaar. Geen opstartkosten.